La crise de conformité mettant des milliards en danger pour les organisations

Surveiller les communications des employés peut donner l’impression d’une bataille perdue. Pourquoi ? Les équipes de conformité des sociétés de services financiers (FSF) ne peuvent pas suivre les applications de messagerie instantanée, telles que WhatsApp, iMessage et Slack, qui occupent le devant de la scène. Cela les rend incapables de superviser toutes les communications de l’entreprise.

L’augmentation de l’utilisation de ces plateformes constitue un défi important pour les équipes de conformité, laissant d’importantes lacunes dans leur tenue de registres. Malheureusement, les professionnels de la conformité devront probablement ajuster leurs efforts de surveillance chaque année pour s’adapter aux plateformes de communication plus récentes et plus spécialisées.

Alors qu’elles s’adaptent à cette nouvelle norme de surveillance et acceptent la réalité – que les modes de communication traditionnels sont en déclin – les entreprises se doivent de prendre leurs responsabilités et d’améliorer leurs efforts globaux de conformité. Sinon, elles pourraient subir des dommages à leur réputation, des violations réglementaires et de lourdes amendes de la part d’organismes de régulation tels que la SEC.

Le nombre d’institutions soumises à ces amendes pour tenue de registres a explosé ces dernières années – avec des FSF telles que JPMorgan qui a été condamné à une amende de 125 millions de dollars par la SEC pour ne pas avoir maintenu les dossiers électroniques. Cet exemple très médiatisé a poussé les régulateurs à redoubler d’efforts contre la non-conformité. Ils n’ont d’autre choix que d’imposer de plus en plus d’amendes pour des infractions similaires, ou de faire face à une augmentation des violations réglementaires. Il est temps que les entreprises passent à l’étape suivante, en adoptant des plateformes de supervision efficaces qui capturent toutes les communications pertinentes.

L’essor des communications hors canal

Notre société désormais centrée sur le mobile remet en question les modes de communication traditionnels tels que nous les connaissons. Les plateformes modernes envahissent l’industrie, offrant aux équipes de nouvelles façons de se connecter. Les entreprises s’exposent inévitablement à des risques lorsque les smartphones dominent les interactions humaines quotidiennes. Les régulateurs insistent toujours pour que les sociétés capturent toutes les communications professionnelles, quel que soit le support utilisé. L’attente ne changera pas en raison de la prolifération des plateformes numériques, ni de la difficulté que cela implique.

Les fournisseurs traditionnels de solutions de conformité deviennent de plus en plus obsolètes – il est temps d’adopter des solutions innovantes qui fonctionnent réellement. La plupart des outils établis ne peuvent pas rivaliser avec les nouvelles fonctionnalités intégrées aux applications, qui permettent au contenu de disparaître après une période définie. Cette nouvelle vague de contenu éphémère qui se répand sur les plateformes rend impossible le suivi des communications par les outils conventionnels.

Les jours où l’on ne surveillait que les appels téléphoniques et les courriels sont désormais un lointain souvenir. Ce dont on a besoin aujourd’hui, c’est d’un système de supervision robuste capable de surveiller efficacement la multitude de nouveaux moyens de communication. Plus que jamais, une mauvaise tenue de registres et un manque de transparence entraînent des violations de conformité. Récemment, Robinhood a reçu plusieurs amendes pour ne pas avoir respecté les obligations de tenue de registres, annonçant ce qui arrivera si les entreprises ne répriment pas la non-conformité à l’ère numérique.

Exploiter la technologie pour aider la conformité

Les systèmes de détection basés sur le lexique sont obsolètes et mal adaptés pour surmonter les défis modernes de conformité. S’appuyer sur eux ouvre la voie aux équipes de conformité pour contourner la détection ou produire de fausses narrations. Cela souligne le besoin de technologies de surveillance automatisées ayant un impact considérable – aidant les entreprises à surveiller correctement les diverses plateformes de communication. Ces outils sont déjà en avance, offrant une surveillance en temps réel, afin que les équipes de conformité puissent appréhender les violations potentielles et gérer les risques avant qu’ils ne s’aggravent.

Les sociétés de services financiers se doivent d’utiliser des plateformes centralisées, offrant un système unifié pour la communication des employés. Une recherche de Symphony a révélé que presque toutes les entreprises américaines (92 %) et britanniques (100 %) interrogées étaient désireuses d’investir dans une plateforme centralisée. Tant que les entreprises n’adoptent pas une approche « Single Pane of Glass » pour leurs opérations quotidiennes, et même au-delà, les outils automatisés restent la seule voie viable pour gérer les communications hors canal.

Climat politique et réglementaire: approche États‑Unis vs Royaume‑Uni

Le climat politique changeant suscite l’incertitude quant à l’évolution future de la réglementation aux États‑Unis et au Royaume‑Uni. Il est possible que l’approche stricte des États‑Unis envers la non‑conformité change sous la nouvelle administration, mais historiquement, la SEC a infligé de lourdes amendes pour des violations de tenue de registres. Par exemple, oplus de 2 milliards de dollars d’amendes ont été délivrés dans le cadre de leur enquête sur les communications hors canal depuis décembre 2021.

L’année dernière, le régulateur de l’énergie du Royaume‑Uni, Ofgem, a infligé à Morgan Stanley (MS ) & Co. International plc (MSIP) une amende de plus de 5,4 millions de livres pour ne pas avoir enregistré et conservé les communications électroniques de trading – en particulier, les messages WhatsApp utilisés par les traders d’énergie pour discuter des transactions entre janvier 2018 et mars 2020 – marquant la première amende de ce type sous la réglementation REMIT. Cela a conduit de nombreux observateurs à penser que les organismes de régulation britanniques pourraient adopter une position plus stricte face à l’incertitude politique.

La réalité est que la communication évolue, et la pression s’exerce sur les sociétés de services financiers pour se conformer. Il n’y a pas d’échappatoire ; les employés utilisent de nouvelles plateformes numériques, souvent non autorisées. Il incombe aux entreprises de prendre position et d’adopter les mesures préventives nécessaires en choisissant les bonnes solutions, ce qui commence par l’utilisation de la technologie adéquate pour renforcer leurs efforts de conformité. Sinon, elles s’exposent à un éventail de violations réglementaires, de lourdes amendes et à des dommages réputationnels.

Les sociétés financières ne sont en aucun cas en position de négliger la conformité ; elles ne détiennent pas les cartes dans ce scénario. Les temps ont changé, les communications des employés ont changé, et l’approche de la tenue de registres doit également évoluer. En fin de compte, il s’agit d’utiliser de nouveaux outils et technologies pour suivre le rythme, sinon les entreprises se retrouveront à livrer une bataille perdue.