Pavel Shynkarenko, Gründer und CEO von Mellow – Interviewreihe

Pavel Shynkarenko, Gründer und CEO von Mellow, ist ein erfahrener Unternehmer und Führungskraft, die eine internationale HR‑Tech‑Plattform leitet, die darauf ausgelegt ist, die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern so nahtlos und konform zu machen wie die Einstellung von festangestelltem Personal. Mit einem tiefen Hintergrund in Rechtsdienstleistungen, FinTech und Workforce‑Plattformen hat er zuvor Solar Staff mitgegründet und skaliert, bevor er Mellow ins Leben gerufen hat, um die wachsende Komplexität der globalen Auftragnehmer‑Einbindung zu adressieren. Unter seiner Führung hat Mellow eine globale Präsenz mit Standorten in Europa, Nordamerika und Asien aufgebaut und ermöglicht tausenden Unternehmen die Zusammenarbeit mit Hunderttausenden von Auftragnehmern, während rechtliche, steuerliche und operative Risiken reduziert werden.

Mellow ist eine globale Plattform für Auftragnehmer‑Management und HR, die Unternehmen ein einheitliches Portal für konforme Onboarding‑Prozesse, Aufgabenmanagement, Zahlungen und Übertragungen von geistigem Eigentum bietet. Das Unternehmen beseitigt die Reibungsverluste bei grenzüberschreitenden Einstellungen, indem es die Verantwortung für die Klassifizierung von Auftragnehmern, Besteuerung und regulatorische Konformität übernimmt, sodass Organisationen global skalieren können, ohne lokale Infrastruktur aufzubauen. Gleichzeitig unterstützt Mellow Auftragnehmer mit zuverlässigen, pünktlichen Zahlungen, Leistungen und vereinfachten internationalen Workflows und positioniert sich an der Schnittstelle der modernen Freelance‑Wirtschaft und den sich entwickelnden Erwartungen einer globalen, von Gen Z getriebenen Belegschaft.

Sie sind von der Praxis des Internet‑ und Gesellschaftsrechts zum Aufbau großskaliger Auftragnehmer‑Management‑Plattformen wie Solar Staff übergegangen, bevor Sie Mellow gegründet haben – welche konkreten Erfahrungen auf diesem Weg haben Sie davon überzeugt, dass der Markt einen völlig neuen Ansatz für das Management globaler unabhängiger Talente benötigt?

Mein Weg zu Mellow begann in der juristischen Praxis. Ich war 2005 einer der ersten Internet‑Rechtspezialisten in der Ukraine und arbeitete eng mit Technologieunternehmen zusammen. Bei den Kunden stieß ich immer wieder auf dasselbe Problem: Unternehmen wollten Zugang zu globalem Talent, aber die Infrastruktur machte es langsam und anfällig. Selbst ein einziger Freelancer‑Vertrag konnte Wochen dauern, bis er abgeschlossen war.

Der Wendepunkt kam 2014. Ein Kunde bat mich, einem Auftragnehmer 100 € zu zahlen. Als wir die tatsächlichen Kosten dafür berechneten, einschließlich Steuern und Konformitätskosten, überstieg der Aufwand den Wert des Vertrags selbst. Da wurde deutlich, dass das System defekt war.

Der Markt brauchte kein weiteres Workflow‑ oder Aufgaben‑Tool. Er benötigte eine Infrastruktur, die Komplexität standardmäßig absorbiert.

Wir haben Solar Staff entwickelt, um dieses Problem zu lösen. Als das Unternehmen später aufgeteilt wurde, entstand Mellow, das das Gelernte aufgriff und die Plattform für ein globales Publikum neu aufbaute.

Seitdem haben wir mehr als 200 Millionen $ an Transaktionen abgewickelt und über 400 000 Auftragnehmer in mehr als 100 Ländern unterstützt. Diese Skalierung bestätigte, dass das Problem ein tiefgreifendes strukturelles Problem ist.

Wie interpretieren Sie die Veränderung darin, wie Unternehmen „Mitarbeiter“ definieren, und warum wird projektbasierte Arbeit heute zu einem zentralen Bestandteil von Personalstrategien?

Die Vorstellung eines lebenslangen Arbeitgebers war ein Produkt der Industrieära. Was wir jetzt sehen, ist eine Rückkehr zu einem natürlicheren Modell, bei dem Menschen spezifisches Fachwissen gegen definierte Ergebnisse austauschen.

Die Daten spiegeln diesen Wandel wider. Schätzungen der Weltbank setzen die globale Online‑Freelance‑Belegschaft auf bis zu 12 % der gesamten Arbeit. In den USA hat die Teilnahme an Freelance‑Arbeit nach 2020 stark zugenommen, und Prognosen deuten darauf hin, dass sie in wenigen Jahren mehr als die Hälfte der Belegschaft ausmachen wird.

Projektbasierte Arbeit ermöglicht Unternehmen den Zugriff auf spezialisierte Fähigkeiten, ohne sie in starre Strukturen zu zwingen, die nicht mehr dem tatsächlichen Arbeitsablauf entsprechen.

Welche wesentlichen Trends sehen Sie anhand von Mellow‑Daten bei der globalen Einstellung von Freelancern und Auftragnehmern in verschiedenen Branchen und Regionen?

Zwei Muster stechen hervor. Unternehmen werden kleiner in der Mitarbeiterzahl, aber stärker in ihrer Wirkung. Weniger Rollen bleiben dauerhaft, und die verbleibenden sind in der Regel höherwertig. Gleichzeitig werden Unternehmen flexibler darin, wie Arbeit erledigt wird. Vollzeitbeschäftigung ist nicht mehr die Vorgabe, wenn klar wird, dass eine projektbasierte Anstellung effizienter ist.

Welche wirtschaftlichen oder operativen Zwänge treiben KMU und mittelständische Unternehmen dazu, Vollzeitstellen durch projektbasiertes Talent zu ersetzen?

Das liegt vor allem an der Kostenstruktur und der Anpassungsfähigkeit. Die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters umfasst weit mehr als das Gehalt. Sobald Leistungen und Gemeinkosten einbezogen werden, steigen die Gesamtkosten erheblich.

Gleichzeitig zeigt unsere Forschung, dass jüngste Entlassungswellen viele erfahrene Fachkräfte in die Freiberuflichkeit getrieben haben. Laut The Business Research Company nutzten bis 2022 fast die Hälfte der Fortune‑500‑Unternehmen bereits Freelance‑Plattformen. Was einst experimentell war und hauptsächlich von Start‑Ups genutzt wurde, ist heute gängige Praxis.

Nach den Entlassungen von 2024 und 2025 haben viele Unternehmen zudem gelernt, dass große permanente Teams sowohl Risiken als auch Stabilität mit sich bringen können, und werden vorsichtiger beim Abwägen zwischen beiden.

Mellow hat kürzlich ein KI‑gestütztes Talent‑Acquisition‑Tool für projektbasierte Einstellungen eingeführt. Wie funktioniert es und welche zentrale Ineffizienz adressiert es, die traditionelle Einstellungsmodelle übersehen?

Wir haben AI Scout in diesem Jahr in der Beta‑Phase gestartet und öffentlich bei unserem Demo‑Tag im September 2025 vorgestellt. Das Ziel ist einfach: Einstellungszyklen von Wochen auf Stunden zu verkürzen.

Die meisten Einstellungsplattformen präsentieren Kandidaten, mit denen ein Manager noch nie zusammengearbeitet hat. Das führt in der Regel zu langen Auswahlzyklen und geringer Relevanz. Unsere Daten zeigten etwas anderes. Der stärkste Auftragnehmer ist häufig jemand, den ein Manager bereits kennt. Die nächstbeste Option ist eine vertrauenswürdige Empfehlung.

AI Scout basiert auf dieser Erkenntnis. Ein Manager beschreibt eine Aufgabe in einfacher Sprache, und das System erstellt ein professionelles Stellenangebot. Dieses Angebot wird über das bestehende Netzwerk des Managers verbreitet, und die Antworten fließen in ein einheitliches Dashboard, in dem die Kandidaten nach Relevanz sortiert werden.

Das Ergebnis ist eine schnellere Einstellung mit besseren Übereinstimmungen.

Wir haben außerdem Project Radar für Auftragnehmer eingeführt, das ihnen täglich passende Projekte aufzeigt. Zusammen verbessern diese Werkzeuge die Ergebnisse auf beiden Seiten des Marktplatzes.

Wie balancieren Sie fortschrittliche Automatisierung mit den menschlichen und rechtlichen Komplexitäten des globalen Onboardings, der Konformität und der Zahlungen von Auftragnehmern?

Automatisierung ist bei Skalierung unverzichtbar. Wenn Sie Auftragnehmer in Dutzenden von Rechtsgebieten bezahlen, ist eine manuelle Prüfung nicht machbar. Unsere Systeme übernehmen automatisch Konformitätsregeln, Vertragserstellung und Steuerberechnungen.

Dennoch bleibt menschliches Urteilsvermögen entscheidend, wenn Kontext wichtig ist. Unser Support‑Team bearbeitet komplexe Fragen zu Besteuerung, Visa und Sonderfällen. In solchen Situationen setzen wir bewusst auf Menschen, nicht auf Automatisierung. Wie wir sagen: Wir glauben an menschliche Verbindungen und sehen Technologie als deren Verstärker.

Was missverstehen Unternehmen häufig an der Rolle, die KI bei der Beschaffung von Auftragnehmern und der Personalplanung spielen kann – und wo zeigt sich ihr Wert am deutlichsten in der Praxis?

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass KI das Urteilsvermögen ersetzen kann. Das ist das Kernmissverständnis.

KI ist besonders effektiv, wenn das Problem Skalierung ist. Sie kann große Informationsmengen schnell verarbeiten und Regeln konsequent anwenden. Beim Sourcing von Auftragnehmern beseitigt sie so Reibungen bei Aufgaben, die Teams sonst verlangsamen würden.

Was KI nicht kann, ist Kontext verstehen. Sie weiß nicht, warum ein Projekt wichtig ist, wie ein Team tatsächlich zusammenarbeitet oder welche Kompromisse in einer Situation akzeptabel sind. Diese Entscheidungen hängen vom menschlichen Urteilsvermögen und der Verantwortung ab.

Der eigentliche Wert von KI zeigt sich, wenn sie den Weg von der Absicht zur Ausführung verkürzt. Sie reduziert unnötige Schritte und hilft Teams, schneller zu handeln, entscheidet aber nicht, was wichtig ist. Wenn Unternehmen KI als Ausführungsebene statt als Entscheidungsträger betrachten, verbessert sich die Einstellungsqualität statt zu verschlechtern.

Die stärksten Systeme basieren auf dieser Aufgabenteilung. KI sorgt für Struktur. Menschen behalten das Urteilsvermögen. Dieses Gleichgewicht ermöglicht es Unternehmen, die Einstellung von Auftragnehmern zu skalieren, ohne Vertrauen oder Kontrolle zu verlieren.

Welche finanziellen oder regulatorischen Risiken werden von Unternehmen bei der globalen Zusammenarbeit mit Freelancern am häufigsten unterschätzt, und wie mindert Mellow diese?

Das häufigste Risiko ist die Fehlklassifizierung. Wenn ein Unternehmen einen Auftragnehmer wie einen Angestellten behandelt, ihn aber als Selbstständigen klassifiziert, entsteht eine erhebliche rechtliche Gefahr. In den USA können Strafen für Fehlklassifizierung bis zu 50.000 $ pro Fall betragen, und ähnliche Risiken bestehen in anderen Rechtsgebieten.

Ein weiteres übersehenes Risiko ist die feste Niederlassung. Wenn Auftragnehmer im Namen eines Unternehmens in einem anderen Land handeln, etwa Verträge unterschreiben oder das Geschäft operativ vertreten, können sie unbeabsichtigt eine steuerpflichtige Präsenz schaffen. Viele Unternehmen entdecken dieses Risiko erst, wenn Aufsichtsbehörden eingreifen.

Auch das geistige Eigentum wird häufig missverstanden. Ohne korrekt strukturierte Vereinbarungen kann das Eigentum an der Arbeit beim Auftragnehmer verbleiben, selbst nachdem die Zahlung erfolgt ist. Das kann zu Streitigkeiten führen, die lange nach Projektende auftreten.

Mellow mindert diese Risiken, indem es als Contractor of Record fungiert. Wir übernehmen die rechtliche und administrative Verantwortung, stellen sicher, dass Vereinbarungen den lokalen Vorschriften entsprechen, und verwalten Verträge, Rechnungsstellung und Zahlungen über verschiedene Rechtsgebiete hinweg. In komplexen Regionen unterstützen wir Auftragnehmer zudem bei der Steuererklärung, wodurch die Risiken für beide Seiten reduziert werden.

Da gemischte Teams aus festangestellten Mitarbeitern und Auftragnehmern zur Norm werden, wie sollten Führungskräfte ihre Management‑ und Betriebsansätze weiterentwickeln?

Führungskräfte müssen ihren Fokus vom Überwachen von Aktivitäten auf das Definieren von Ergebnissen verlagern. Bei Auftragnehmern hängt der Erfolg von klaren Lieferungen und vereinbarten Zeitplänen ab, nicht von geleisteten Stunden oder ständiger Kontrolle.

Operativ sollten Auftragnehmer als Teil des Arbeitssystems und nicht als externe Ergänzungen behandelt werden. Wenn sie in relevante Kommunikation und Planung einbezogen werden, verbessert sich die Umsetzung und Reibungen sinken.

Forschungen der Harvard Business School und BCG zeigen, dass 40 % der Unternehmen, die Online‑Talentplattformen nutzen, einen schnelleren Markteintritt und höhere Produktivität melden, wenn diese Prinzipien konsequent angewendet werden. Das zeigt, dass dieser aufkommende Prioritätenschwerpunkt echten Mehrwert bietet.

Wie stellen Sie sich die Beziehung zwischen Unternehmen und unabhängigen Talenten in den nächsten 5–10 Jahren vor, und welche Rolle wird Mellow dabei spielen?

Die Unterscheidung zwischen Angestellten und Auftragnehmern wird weiter verschwimmen. Es ist wahrscheinlich, dass eine mittlere Kategorie entsteht, die die Flexibilität unabhängiger Arbeit mit einem klareren Rahmen für Schutz und Konformität verbindet.

Die Zukunft ist keine Wahl zwischen traditioneller Anstellung und Gig‑Arbeit. Es geht darum, Systeme zu schaffen, die verschiedene Arbeitsformen ohne rechtliche Unklarheiten oder operative Belastungen koexistieren lassen.

Mellow baut die Infrastruktur für diese Realität. Indem wir globale Auftragnehmer‑Arbeit konform, vorhersehbar und menschenzentriert gestalten, ermöglichen wir Unternehmen, sich anzupassen, ohne das Vertrauen zu opfern. Nach einem Jahr stehen wir erst am Anfang.

Vielen Dank für das großartige Interview. Leser, die mehr erfahren möchten, sollten Mellow besuchen.