La crisis de cumplimiento que pone miles de millones en riesgo para las organizaciones

Supervisar las comunicaciones de los empleados puede sentirse como una batalla perdida. ¿Por qué? Los equipos de cumplimiento en las firmas de servicios financieros (FSF) no pueden seguir el ritmo de las aplicaciones de mensajería instantánea, como WhatsApp, iMessage y Slack, que están tomando el protagonismo. Esto les deja incapaces de supervisar todas las comunicaciones de la empresa.

El aumento en el uso de estas plataformas representa un desafío sustancial para los equipos de cumplimiento, dejando importantes brechas en su conservación de registros. Desafortunadamente, los profesionales de cumplimiento probablemente tendrán que seguir ajustando sus esfuerzos de supervisión cada año para adaptarse a plataformas de comunicación más nuevas y especializadas.

A medida que se adaptan a esta nueva norma de supervisión y aceptan la realidad —que los modos tradicionales de comunicación están disminuyendo—, las firmas se lo deben a sí mismas asumir la responsabilidad y mejorar sus esfuerzos generales de cumplimiento. De lo contrario, podrían ser víctimas de daños reputacionales, violaciones regulatorias y multas considerables de reguladores como la SEC.

El número de instituciones sujetas a estas multas por conservación de registros en los últimos años se ha disparado —con FSF como JPMorgan multada con 125 millones de dólares por la SEC por no mantener registros electrónicos. Este ejemplo muy publicitado ha llevado a los reguladores a redoblar su postura contra el incumplimiento. No les queda otra opción que imponer cada vez más multas por infracciones similares, o enfrentar un aumento de violaciones regulatorias. Es hora de que las empresas den el siguiente paso, adoptando plataformas de supervisión efectivas que capturen todas las comunicaciones pertinentes.

El auge de las comunicaciones fuera de canal

Nuestra sociedad ahora centrada en lo móvil está desafiando los modos de comunicación tradicionales tal como los conocemos. Las plataformas modernas están revolucionando la industria, ofreciendo a los equipos nuevas formas de conectarse. Las firmas inevitablemente se exponen a riesgos cuando los smartphones dominan la interacción humana diaria. Los reguladores siguen insistiendo en que las empresas capturen todas las comunicaciones comerciales, sin importar la plataforma utilizada. La expectativa no cambiará debido al aumento de plataformas digitales, y a la dificultad que ello conlleva.

Los proveedores tradicionales que apoyan el cumplimiento están cada vez más obsoletos —es hora de adoptar soluciones innovadoras que realmente funcionen. La mayoría de las herramientas establecidas no pueden competir con las nuevas funciones integradas de las aplicaciones, que permiten que el contenido desaparezca después de un período determinado. Esta nueva ola de contenido efímero que se extiende por las plataformas hace imposible que las herramientas convencionales rastreen las comunicaciones.

Los días de supervisar solo llamadas telefónicas y correos electrónicos son un recuerdo lejano. Lo que ahora se necesita es un sistema de supervisión robusto que pueda monitorear eficazmente la multitud de nuevos métodos de comunicación. Hoy más que nunca, la mala conservación de registros y la falta de transparencia están impulsando violaciones de cumplimiento. Recientemente, Robinhood recibió múltiples multas por no cumplir con las obligaciones de conservación de registros, anticipando lo que vendrá si las firmas no combaten el incumplimiento en la era digital.

Aprovechar la tecnología para ayudar al cumplimiento

Los sistemas típicos de detección de léxico están desactualizados y no están equipados para superar los desafíos modernos de cumplimiento. Depender de ellos abre la puerta a que los equipos de cumplimiento evadan la detección o generen narrativas falsas. Esto subraya la necesidad de tecnología de vigilancia automatizada que tenga un impacto considerable —ayudando a las firmas a monitorear adecuadamente las diversas plataformas de comunicación. Estas herramientas ya están a la vanguardia, ofreciendo supervisión en tiempo real, para que los equipos de cumplimiento puedan abordar posibles violaciones y gestionar riesgos antes de que escalen.

Las firmas de servicios financieros se lo deben a sí mismas utilizar plataformas centralizadas, que proporcionen un sistema unificado para que los empleados se comuniquen. Una investigación de Symphony encontró que casi todas las firmas de EE. UU. (92 %) y del Reino Unido (100 %) encuestadas estaban deseosas de invertir en una plataforma centralizada. Hasta que las firmas implementen un enfoque de “Single Pane of Glass” en sus operaciones diarias, y más allá, las herramientas automatizadas son la única vía viable para gestionar las comunicaciones fuera de canal.

Clima político y regulatorio: enfoque EE. UU. vs Reino Unido

El clima político cambiante está generando incertidumbre sobre lo que vendrá en cuanto a la regulación futura en EE. UU. y el Reino Unido. Es posible que el enfoque estricto de EE. UU. hacia el incumplimiento cambie bajo la nueva administración, pero históricamente, la SEC ha impuesto grandes multas por violaciones de conservación de registros. Por ejemplo, más de 2 mil millones de multas se han emitido en su investigación sobre comunicaciones fuera de canal desde diciembre de 2021.

El año pasado, el regulador energético del Reino Unido, Ofgem, multó a Morgan Stanley (MS ) & Co. International plc (MSIP) con más de £5,4 millones por no registrar y conservar las comunicaciones electrónicas de negociación —en particular, mensajes de WhatsApp utilizados por los operadores de energía para discutir transacciones entre enero de 2018 y marzo de 2020—, marcando la primera multa de este tipo bajo la regulación REMIT. Esto ha llevado a muchos a creer que los organismos reguladores del Reino Unido podrían adoptar una postura más estricta en medio de la incertidumbre política.

La realidad es que la comunicación está cambiando, y la presión recae sobre las firmas de servicios financieros para cumplir. No se puede evitar; los empleados están usando plataformas digitales nuevas y, a menudo, no autorizadas. Depende de las firmas imponer su autoridad y tomar medidas preventivas para adoptar las soluciones adecuadas, y esto comienza utilizando la tecnología correcta para mejorar sus esfuerzos de cumplimiento. De lo contrario, se exponen a un mundo de infracciones regulatorias, multas considerables y daños reputacionales.

Las firmas financieras no están en posición de descuidar el cumplimiento; no tienen la ventaja en este escenario. Los tiempos han cambiado, las comunicaciones de los empleados han cambiado, y también debería cambiar el enfoque de la conservación de registros. En última instancia, se trata de usar nuevas herramientas y tecnologías para mantenerse al día, o las firmas acabarán luchando una batalla perdida.