أزمة الامتثال التي تعرض مليارات الدولارات للخطر على المؤسسات

قد يبدو مراقبة اتصالات الموظفين معركة خاسرة. لماذا؟ لا تستطيع فرق الامتثال في شركات الخدمات المالية (FSF) مواكبة تطبيقات المراسلة الفورية مثل WhatsApp و iMessage و Slack التي تحتل الصدارة. وهذا يجعلهم غير قادرين على الإشراف على جميع اتصالات الشركة.

الارتفاع المفاجئ في استخدام هذه المنصات يشكل تحديًا كبيرًا لفرق الامتثال – مما يترك فجوات كبيرة في حفظ السجلات. للأسف، من المحتمل أن يضطر المتخصصون في الامتثال إلى تعديل جهودهم في المراقبة كل عام لتتناسب مع المنصات التواصلية الأحدث والأكثر تخصصًا.

بينما يتكيفون مع معيار المراقبة الجديد ويستوعبون الواقع – أن أساليب الاتصال التقليدية تتراجع – يتعين على الشركات أن تتخذ خطوة إلى الأمام وتعزز جهود الامتثال الشاملة لديها. وإلا، قد يصبحون ضحية لأضرار سمعة، وانتهاكات تنظيمية، وغرامات باهظة من الجهات التنظيمية مثل SEC.

The number of institutions subjected to these record‑keeping fines in recent years has skyrocketed – with FSF’s such as JPMorgan being fined $125 million by the SEC for failing to maintain electronic records. This highly publicized example has led to regulators doubling down on non‑compliance. They are left with no choice but to increasingly hand out fines for similar offences, or face a rise in regulatory violations. It’s time companies make the next step, adopting effective supervision platforms that capture all pertinent communications.

صعود الاتصالات غير الرسمية

مجتمعنا الذي يركز الآن على الهواتف المحمولة يتحدى أساليب الاتصال السائدة كما نعرفها. المنصات الحديثة تجتاح الصناعة، وتوفر للفرق طرقًا جديدة للتواصل. لا مفر للشركات من تعريض نفسها للمخاطر عندما تسيطر الهواتف الذكية على التفاعل اليومي بين البشر. لا يزال المنظمون حريصين على أن تقوم الشركات بتسجيل جميع الاتصالات التجارية، بغض النظر عن المنصة المستخدمة. لن يتغير هذا التوقع بسبب الزيادة في المنصات الرقمية، وما يصاحبها من صعوبات.

الموردون التقليديون الذين يدعمون الامتثال يصبحون غير صالحين بشكل متزايد – حان الوقت لتبني حلول مبتكرة تعمل فعليًا. لا تستطيع معظم الأدوات القائمة المنافسة مع ميزات التطبيقات المدمجة الجديدة، التي تسمح للمحتوى بالاختفاء بعد فترة محددة. هذه الموجة الجديدة من المحتوى الزائل التي تجتاح المنصات تجعل من المستحيل على الأدوات التقليدية تتبع الاتصالات.

أيام مراقبة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني فقط أصبحت ذكرى بعيدة. ما هو مطلوب الآن هو نظام إشراف قوي يمكنه مراقبة مجموعة متنوعة من أساليب الاتصال الجديدة بفعالية. الآن أكثر من أي وقت مضى، يؤدي سوء حفظ السجلات والشفافية إلى انتهاكات الامتثال. مؤخرًا، تم فرض عدة غرامات على Robinhood لعدم الامتثال لالتزامات حفظ السجلات، مما ينبئ بما قد يحدث إذا لم تتصدى الشركات لعدم الامتثال في العصر الرقمي.

الاستفادة من التكنولوجيا لدعم الامتثال

أنظمة الإشارة اللغوية التقليدية قديمة وغير مجهزة للتغلب على تحديات الامتثال الحديثة. الاعتماد عليها يفتح المجال لفرق الامتثال لتجاوز الكشف أو إنتاج روايات زائفة. هذا يبرز الحاجة إلى تكنولوجيا المراقبة الآلية التي لها تأثير كبير – تساعد الشركات على مراقبة منصات الاتصال المتنوعة بشكل صحيح. هذه الأدوات متقدمة بالفعل، حيث تقدم مراقبة في الوقت الفعلي، مما يتيح لفرق الامتثال التعامل مع الانتهاكات المحتملة وتفادي المخاطر قبل تصاعدها.

يتعين على شركات الخدمات المالية أن تستفيد من المنصات المركزية، التي توفر نظامًا موحدًا لتواصل الموظفين. وجدت أبحاث من Symphony أن ما يقرب من جميع الشركات في الولايات المتحدة (92٪) والمملكة المتحدة (100٪) التي شُوهدت كانت حريصة على الاستثمار في منصة مركزية. حتى تقوم الشركات بتنفيذ نهج “Single Pane of Glass” لعملياتها اليومية، وحتى بعد ذلك، تظل الأدوات الآلية هي الطريق الوحيد القابل للتطبيق لإدارة الاتصالات غير الرسمية.

المناخ السياسي والتنظيمي: النهج الأمريكي مقابل البريطاني

المناخ السياسي المتغير يثير عدم اليقين بشأن ما سيأتي من تنظيمات مستقبلية في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة. من الممكن أن يتغير النهج الصارم للولايات المتحدة تجاه عدم الامتثال تحت الإدارة الجديدة، لكن تاريخيًا، قامت SEC بفرض غرامات كبيرة على انتهاكات حفظ السجلات. على سبيل المثال، oأكثر من 2 مليار دولار من الغرامات تم إصدارها في تحقيقهم بشأن الاتصالات غير الرسمية منذ ديسمبر 2021.

في العام الماضي، فرض المنظم الطاقي في المملكة المتحدة، Ofgem، غرامة على Morgan Stanley (MS ) & Co. International plc (MSIP) بقيمة تزيد عن 5.4 مليون جنيه إسترليني لعدم تسجيل وحفظ الاتصالات التجارية الإلكترونية – خصوصًا رسائل WhatsApp التي استخدمها تجار الطاقة لمناقشة الصفقات بين يناير 2018 ومارس 2020 – مما يمثل أول غرامة من نوعها بموجب تنظيم REMIT. وقد أدى ذلك إلى اعتقاد الكثيرين أن الهيئات التنظيمية في المملكة المتحدة قد تتبنى موقفًا أكثر صرامة في ظل عدم اليقين السياسي.

الواقع هو أن وسائل الاتصال تتغير، والضغط يتجه نحو شركات الخدمات المالية للامتثال. لا مفر من ذلك؛ الموظفون يستخدمون منصات رقمية جديدة وغالبًا غير مصرح بها. يعود الأمر إلى الشركات لتثبيت موقفها واتخاذ الخطوات الوقائية لتبني الحلول المناسبة، ويبدأ ذلك باستخدام التكنولوجيا الصحيحة لتعزيز جهود الامتثال. وإلا، فإنهم يعرضون أنفسهم لعالم من الانتهاكات التنظيمية، والغرامات الكبيرة، وأضرار السمعة.

لا تستطيع الشركات المالية إهمال الامتثال؛ فهي ليست في موقع يسمح لها بالتحكم في هذا السيناريو. لقد تغيرت الأوقات، وتغيرت اتصالات الموظفين، وبالتالي يجب أن يتغير نهج حفظ السجلات. في النهاية، الأمر يتعلق باستخدام أدوات وتقنيات جديدة لمواكبة التغيّر، وإلا ستجد الشركات نفسها تخوض معركة خاسرة.