La crisi della conformità che mette a rischio miliardi per le organizzazioni

Monitorare le comunicazioni dei dipendenti può sembrare una battaglia persa. Perché? I team di conformità delle società di servizi finanziari (FSF) non riescono a tenere il passo con le app di messaggistica istantanea, come WhatsApp, iMessage e Slack, che stanno prendendo il centro della scena. Questo li rende incapaci di supervisionare tutte le comunicazioni aziendali.

Il picco nell’uso di queste piattaforme rappresenta una sfida notevole per i team di conformità, lasciando importanti lacune nella loro conservazione dei registri. Sfortunatamente, i professionisti della conformità dovranno probabilmente continuare ad adeguare i loro sforzi di monitoraggio ogni anno per adattarsi a piattaforme di comunicazione più recenti e di nicchia.

Mentre si adattano a questa nuova norma di monitoraggio e accettano la realtà – che i modi tradizionali di comunicazione stanno diminuendo – le aziende hanno il dovere di farsi carico della situazione e migliorare i loro sforzi complessivi di conformità. Altrimenti, potrebbero diventare vittime di danni reputazionali, violazioni normative e pesanti multe da parte di autorità come la SEC.

Il numero di istituzioni soggette a queste multe per la conservazione dei registri negli ultimi anni è salito alle stelle – con FSF come JPMorgan multata per 125 milioni di dollari dalla SEC per non aver mantenuto i registri elettronici. Questo esempio molto pubblicizzato ha spinto le autorità a intensificare la lotta contro la non conformità. Non hanno altra scelta se non aumentare sempre più le multe per reati simili, o affrontare un aumento delle violazioni normative. È tempo che le aziende facciano il passo successivo, adottando piattaforme di supervisione efficaci che catturino tutte le comunicazioni pertinenti.

L’ascesa delle comunicazioni off‑channel

La nostra società ormai incentrata sul mobile sta mettendo in discussione i modi di comunicazione tradizionali come li conosciamo. Le piattaforme moderne stanno travolgendo il settore, offrendo ai team nuovi modi di connettersi. Le aziende inevitabilmente si espongono a rischi quando gli smartphone prendono il sopravvento sulle interazioni umane quotidiane. I regolatori sono ancora desiderosi che le aziende catturino tutte le comunicazioni aziendali, indipendentemente dalla piattaforma utilizzata. L’aspettativa non cambierà a causa dell’aumento delle piattaforme digitali e delle difficoltà che ciò comporta.

I fornitori tradizionali che supportano la conformità stanno diventando sempre più obsoleti – è tempo di adottare soluzioni innovative che funzionino davvero. La maggior parte degli strumenti consolidati non può competere con le nuove funzionalità integrate nelle app, che consentono ai contenuti di scomparire dopo un periodo stabilito. Questa nuova ondata di contenuti effimeri che si diffonde tra le piattaforme rende impossibile per gli strumenti convenzionali tracciare le comunicazioni.

I giorni in cui si monitoravano solo le telefonate e le email sono ormai un lontano ricordo. Ciò che serve ora è un sistema di supervisione robusto che possa monitorare efficacemente la moltitudine di nuovi metodi di comunicazione. Oggi più che mai, la scarsa conservazione dei registri e la mancanza di trasparenza stanno generando violazioni di conformità. Recentemente, Robinhood ha ricevuto più multe per non aver rispettato gli obblighi di conservazione dei registri, preannunciando ciò che accadrà se le aziende non reprimeranno la non conformità nell’era digitale.

Sfruttare la tecnologia per assistere la conformità

I tipici sistemi di segnalazione lessicale sono obsoleti e poco attrezzati per superare le sfide moderne della conformità. Affidarsi a essi apre la strada ai team di conformità per eludere il rilevamento o produrre narrazioni false. Questo evidenzia la necessità di una tecnologia di sorveglianza automatizzata che abbia un impatto considerevole – aiutando le aziende a monitorare correttamente le diverse piattaforme di comunicazione. Questi strumenti sono già all’avanguardia, offrendo monitoraggio in tempo reale, così i team di conformità possono affrontare le potenziali violazioni e gestire i rischi prima che si aggravino.

Le società di servizi finanziari hanno il dovere di utilizzare piattaforme centralizzate, fornendo un sistema unificato per la comunicazione dei dipendenti. Una ricerca di Symphony ha rilevato che quasi tutte le aziende statunitensi (92%) e britanniche (100%) intervistate erano desiderose di investire in una piattaforma centralizzata. Finché le aziende non implementeranno un approccio Single Pane of Glass nelle loro operazioni quotidiane, e oltre, gli strumenti automatizzati sono l’unica via praticabile per gestire le comunicazioni off‑channel.

Clima politico e normativo: approccio USA vs Regno Unito

Il clima politico in evoluzione sta generando incertezza su ciò che riserverà la futura regolamentazione negli USA e nel Regno Unito. È possibile che l’approccio rigido degli USA verso la non conformità possa cambiare sotto la nuova amministrazione, ma storicamente la SEC ha inflitto multe consistenti per violazioni della conservazione dei registri. Ad esempio, over $2 miliardi di sanzioni sono state emesse nella loro indagine sulle comunicazioni off‑channel dal dicembre 2021.

Lo scorso anno, il regolatore energetico del Regno Unito, Ofgem, ha multato Morgan Stanley (MS ) & Co. International plc (MSIP) per oltre £5,4 milioni per non aver registrato e conservato le comunicazioni di trading elettronico – in particolare i messaggi WhatsApp utilizzati dai trader energetici per discutere le transazioni tra gennaio 2018 e marzo 2020 – segnando la prima multa di questo tipo ai sensi del regolamento REMIT. Questo ha portato molti a credere che le autorità regolatorie del Regno Unito possano adottare una posizione più rigida in mezzo all’incertezza politica.

La realtà è che la comunicazione sta cambiando e la pressione è sulle società di servizi finanziari per conformarsi. Non c’è modo di evitarlo; i dipendenti stanno utilizzando nuove piattaforme digitali, spesso non autorizzate. Spetta alle aziende imporre le regole e adottare misure preventive per implementare le soluzioni adeguate, iniziando con l’uso della tecnologia giusta per potenziare i loro sforzi di conformità. Altrimenti, si espongono a un mondo di violazioni normative, multe ingenti e danni reputazionali.

Le società finanziarie non sono in alcuna posizione per trascurare la conformità; non hanno le carte in regola in questo scenario. I tempi sono cambiati, le comunicazioni dei dipendenti sono cambiate e così dovrebbe cambiare l’approccio alla conservazione dei registri. In definitiva, si tratta di utilizzare nuovi strumenti e tecnologie per stare al passo, altrimenti le aziende finiranno per combattere una battaglia persa.