A Crise de Conformidade que Coloca Bilhões em Risco para as Organizações

Monitorar as comunicações dos funcionários pode parecer uma batalha perdida. Por quê? As equipes de conformidade em empresas de serviços financeiros (FSF) não conseguem acompanhar os aplicativos de mensagens instantâneas, como WhatsApp, iMessage e Slack, que estão assumindo o protagonismo. Isso as deixa incapazes de supervisionar todas as comunicações da empresa.

O aumento no uso dessas plataformas representa um desafio considerável para as equipes de conformidade – deixando lacunas significativas em seus registros. Infelizmente, os profissionais de conformidade provavelmente precisarão continuar ajustando seus esforços de monitoramento a cada ano para se adequar a plataformas de comunicação mais novas e especializadas.

À medida que se adaptam a essa nova norma de monitoramento e aceitam a realidade – de que os modos tradicionais de comunicação estão em declínio – as empresas devem assumir a responsabilidade e aprimorar seus esforços gerais de conformidade. Caso contrário, podem se tornar vítimas de danos reputacionais, violações regulatórias e multas pesadas de reguladores como a SEC.

O número de instituições sujeitas a essas multas por falta de registros aumentou exponencialmente nos últimos anos – com FSFs como JPMorgan sendo multada em US$ 125 milhões pela SEC por não manter registros eletrônicos. Esse exemplo altamente divulgado fez com que os reguladores intensificassem a repressão à não conformidade. Eles não têm escolha a não ser aplicar multas cada vez mais frequentes por infrações semelhantes, ou enfrentar um aumento nas violações regulatórias. É hora de as empresas darem o próximo passo, adotando plataformas de supervisão eficazes que capturem todas as comunicações pertinentes.

O aumento das comunicações fora do canal

Nossa sociedade agora centrada em dispositivos móveis está desafiando os modos tradicionais de comunicação como os conhecemos. Plataformas modernas estão revolucionando a indústria, oferecendo às equipes novas formas de se conectar. As empresas inevitavelmente se expõem a riscos à medida que os smartphones dominam a interação humana diária. Os reguladores ainda exigem que as empresas capturem todas as comunicações empresariais, independentemente da plataforma utilizada. A expectativa não mudará devido ao aumento das plataformas digitais, nem a dificuldade que isso implica.

Os fornecedores tradicionais que apoiam a conformidade estão se tornando cada vez mais obsoletos – é hora de adotar soluções inovadoras que realmente funcionem. A maioria das ferramentas estabelecidas não consegue competir com os novos recursos incorporados aos aplicativos, que permitem que o conteúdo desapareça após um período determinado. Essa nova onda de conteúdo efêmero que varre as plataformas torna impossível para as ferramentas convencionais rastrear as comunicações.

Os dias de monitorar apenas chamadas telefônicas e e‑mails são uma memória distante. O que se precisa agora é um sistema de supervisão robusto que possa monitorar efetivamente a multiplicidade de novos métodos de comunicação. Hoje, mais do que nunca, a falta de registros adequados e de transparência está impulsionando violações de conformidade. Recentemente, Robinhood recebeu várias multas por não cumprir as obrigações de registro, prenunciando o que está por vir se as empresas não reprimirem a não conformidade na era digital.

Aproveitando a tecnologia para auxiliar a conformidade

Os sistemas típicos de sinalização de léxico estão desatualizados e mal equipados para superar os desafios modernos de conformidade. Depender deles abre caminho para que as equipes de conformidade contornem a detecção ou criem narrativas falsas. Isso evidencia a necessidade de tecnologia de vigilância automatizada que tenha um impacto considerável – ajudando as empresas a monitorar adequadamente as diversas plataformas de comunicação. Essas ferramentas já estão à frente, oferecendo monitoramento em tempo real, permitindo que as equipes de conformidade compreendam as possíveis violações e gerenciem os riscos antes que se agravem.

As empresas de serviços financeiros devem a si mesmas utilizar plataformas centralizadas, proporcionando um sistema unificado para a comunicação dos funcionários. Pesquisa da Symphony constatou que quase todas as empresas dos EUA (92%) e do Reino Unido (100%) pesquisadas estavam ansiosas para investir em uma plataforma centralizada. Até que as empresas implementem uma abordagem de “Single Pane of Glass” em suas operações diárias, e além disso, as ferramentas automatizadas são a única rota viável para gerenciar comunicações fora do canal.

Clima político e regulatório: abordagem EUA vs Reino Unido

O clima político em mudança está gerando incerteza sobre o futuro da regulação nos EUA e no Reino Unido. É possível que a abordagem rigorosa dos EUA em relação à não conformidade mude sob a nova administração, mas historicamente a SEC tem imposto multas elevadas por violações de registro. Por exemplo, over mais de US$ 2 bilhões em penalidades foram emitidos em sua investigação sobre comunicações fora do canal desde dezembro de 2021.

No ano passado, o regulador de energia do Reino Unido, Ofgem, multou a Morgan Stanley (MS ) & Co. International plc (MSIP) em mais de £5,4 milhões por não registrar e manter comunicações eletrônicas de negociação – em particular, mensagens do WhatsApp usadas por negociadores de energia para discutir transações entre janeiro de 2018 e março de 2020 – marcando a primeira multa desse tipo sob a regulamentação REMIT. Isso fez com que muitos acreditassem que os órgãos reguladores do Reino Unido podem adotar uma postura mais rígida em meio à incerteza política.

A realidade é que a comunicação está mudando, e a pressão recai sobre as empresas de serviços financeiros para que cumpram. Não há como evitar; os funcionários estão usando plataformas digitais novas e, frequentemente, não autorizadas. Cabe às empresas impor limites e tomar medidas preventivas para adotar as soluções corretas, começando pelo uso da tecnologia adequada para aprimorar seus esforços de conformidade. Caso contrário, elas se expõem a um mundo de violações regulatórias, multas consideráveis e danos à reputação.

As empresas financeiras não podem negligenciar a conformidade; não têm vantagem neste cenário. Os tempos mudaram, as comunicações dos funcionários mudaram, e a abordagem de registro também deve mudar. Em última análise, trata‑se de usar novas ferramentas e tecnologias para acompanhar, caso contrário as empresas acabarão lutando uma batalha perdida.