컴플라이언스 위기, 조직을 위협하는 수십억 달러 위험

직원 커뮤니케이션을 모니터링하는 것은 패배하는 전투처럼 느껴질 수 있습니다. 왜일까요? 금융 서비스 기업(FSF)의 컴플라이언스 팀은 WhatsApp, iMessage, Slack과 같이 중심 무대로 떠오른 인스턴트 메신저 앱을 따라잡지 못하고 있습니다. 이로 인해 기업 전체 커뮤니케이션을 감독할 수 없게 됩니다.

이러한 플랫폼 사용 급증은 컴플라이언스 팀에게 큰 도전 과제가 되며, 기록 보관에 상당한 공백을 남깁니다. 안타깝게도 컴플라이언스 전문가들은 매년 새로운 그리고 더 틈새적인 커뮤니케이션 플랫폼에 맞추어 모니터링 노력을 지속적으로 조정해야 할 가능성이 높습니다.

새로운 모니터링 기준에 적응하고 전통적인 커뮤니케이션 방식이 감소하고 있다는 현실을 받아들이면서, 기업은 스스로에게 더 높은 컴플라이언스 노력을 기울여야 할 책임이 있습니다. 그렇지 않으면 평판 손상, 규제 위반 및 SEC와 같은 규제 기관으로부터의 막대한 벌금에 직면할 수 있습니다.

최근 몇 년간 이러한 기록 보관 벌금을 부과받은 기관 수는 급증했으며, 예를 들어 JPMorgan은 전자 기록을 유지하지 못해 SEC로부터 1억 2500만 달러의 벌금을 부과받았습니다. 이처럼 크게 알려진 사례는 규제 당국이 비준수를 단호히 다루게 만들었습니다. 그들은 유사한 위반에 대해 벌금을 계속 부과하거나 규제 위반이 증가하는 상황에 직면하게 될 것입니다. 기업이 다음 단계로 나아가 모든 관련 커뮤니케이션을 포착하는 효과적인 감독 플랫폼을 도입할 때입니다.

오프채널 커뮤니케이션의 부상

우리의 모바일 중심 사회는 기존의 주류 커뮤니케이션 방식을 도전하고 있습니다. 현대 플랫폼이 산업을 강타하며 팀에게 새로운 연결 방식을 제공하고 있습니다. 스마트폰이 일상적인 인간 상호작용을 장악함에 따라 기업은 위험에 노출될 수밖에 없습니다. 규제 당국은 사용되는 플랫폼에 관계없이 모든 비즈니스 커뮤니케이션을 포착하도록 기업에 여전히 요구하고 있습니다. 디지털 플랫폼의 증가와 그에 따른 어려움 때문에 기대치가 변하지 않을 것입니다.

전통적인 컴플라이언스 지원 벤더는 점점 구시대적이 되고 있습니다—이제 실제로 작동하는 혁신적인 솔루션을 받아들일 때입니다. 대부분의 기존 도구는 새로운 내장형 앱 기능과 경쟁할 수 없으며, 이는 일정 기간 후에 콘텐츠가 사라지게 합니다. 이러한 일시적인 콘텐츠의 물결은 플랫폼 전반에 걸쳐 퍼져 기존 도구가 커뮤니케이션을 추적하기 어렵게 만들고 있습니다.

전화 통화와 이메일만 모니터링하던 시절은 먼 과거의 기억이 되었습니다. 이제 필요한 것은 다수의 새로운 커뮤니케이션 방식을 효과적으로 감시할 수 있는 견고한 감독 시스템입니다. 기록 보관과 투명성 부족이 컴플라이언스 위반을 촉진하고 있습니다. 최근 Robinhood는 기록 보관 의무를 이행하지 않아 다수의 벌금을 부과받았으며, 이는 디지털 시대에 비준수를 근절하지 않으면 어떤 일이 일어날지 예고하고 있습니다.

컴플라이언스를 지원하는 기술 활용

전형적인 용어 플래그 시스템은 구식이며 현대 컴플라이언스 과제를 극복하기에 부적합합니다. 이에 의존하면 컴플라이언스 팀이 탐지를 회피하거나 잘못된 서술을 만들 수 있습니다. 이는 다양한 커뮤니케이션 플랫폼을 적절히 모니터링할 수 있는 자동화된 감시 기술의 필요성을 강조합니다—이러한 도구는 이미 앞서가며 실시간 모니터링을 제공해 컴플라이언스 팀이 잠재적 위반을 파악하고 위험이 확대되기 전에 대응할 수 있게 합니다.

금융 서비스 기업은 직원들이 커뮤니케이션할 수 있는 통합 시스템을 제공하는 중앙 집중형 플랫폼을 활용해야 합니다. Symphony의 연구에 따르면 미국 기업의 92%, 영국 기업의 100%가 중앙 집중형 플랫폼에 투자하고자 하는 의향이 있다고 합니다. 기업이 일일 운영에 단일 화면(Single Pane of Glass) 접근 방식을 구현하고 그 이상까지 확장하기 전까지, 자동화 도구는 오프채널 커뮤니케이션을 관리하는 유일한 실현 가능한 경로입니다.

정치 및 규제 환경: 미국 vs 영국 접근법

변화하는 정치적 분위기는 미국과 영국의 향후 규제에 대한 불확실성을 촉발하고 있습니다. 새로운 행정부 하에서 미국의 비준수에 대한 강경한 접근이 변할 가능성도 있지만, 역사적으로 SEC는 기록 보관 위반에 대해 큰 벌금을 부과해 왔습니다. 예를 들어, o20억 달러가 넘는 벌금은 2021년 12월 이후 오프채널 커뮤니케이션 조사에서 20억 달러가 넘는 벌금이 부과되었습니다.

지난해 영국 에너지 규제기관 Ofgem은 Morgan Stanley (MS ) & Co. International plc (MSIP)를 전자 거래 커뮤니케이션을 기록·보관하지 않은 혐의로 540만 파운드(£5.4 million) 벌금을 부과했습니다—특히 2018년 1월부터 2020년 3월까지 에너지 트레이더가 거래를 논의하기 위해 사용한 WhatsApp 메시지에 대한 것이었습니다—이는 REMIT 규정 하에서 최초의 벌금이었습니다. 이는 많은 이들이 영국 규제 기관이 정치적 불확실성 속에서 더 강경한 입장을 취할 수 있다고 믿게 만들었습니다.

현실은 커뮤니케이션이 변하고 있으며, 금융 서비스 기업에게 컴플라이언스를 준수해야 하는 압력이 가중되고 있다는 것입니다. 피할 수 없습니다; 직원들은 새로운, 종종 승인되지 않은 디지털 플랫폼을 사용하고 있습니다. 기업이 발을 딛고 올바른 솔루션을 채택하는 예방 조치를 취해야 하며, 이는 올바른 기술을 사용해 컴플라이언스 노력을 강화하는 것에서 시작됩니다. 그렇지 않으면 규제 위반, 거액의 벌금 및 평판 손상의 위험에 처하게 됩니다.

금융 기업은 컴플라이언스를 소홀히 할 여유가 없습니다; 이 상황에서 그들은 카드를 잡고 있지 않습니다. 시대가 변했고, 직원 커뮤니케이션도 변했으며, 기록 보관 접근 방식도 바뀌어야 합니다. 궁극적으로 새로운 도구와 기술을 사용해 따라잡는 문제이며, 그렇지 않으면 기업은 패배하는 전투를 벌이게 될 것입니다.