Sääntelyn kriisi, joka asettaa miljardit organisaatioiden riskialttiiksi

Työntekijöiden viestinnän valvonta voi tuntua tappiolliselta taistelulta. Miksi? Rahoituspalveluyritysten (FSF) sääntelytiimit eivät pysy perässä pikaviestintäsovellusten, kuten WhatsAppin, iMessagen ja Slackin, kanssa, jotka ovat ottaneet keskeisen aseman. Tämä tekee heistä kyvyttömiä valvomaan kaikkia yrityksen viestintöjä.

Näiden alustojen käytön räjähdysmäinen kasvu on merkittävä haaste sääntelytiimeille – jättäen merkittäviä aukkoja niiden kirjanpitoon. Valitettavasti sääntelyn ammattilaisten on todennäköisesti jatkettava valvontaponnistelujensa säätämistä vuosittain sopiakseen uusimpiin ja kapeampiin viestintäalustoihin.

Kun ne sopeutuvat tähän uuteen valvontanormiin ja hyväksyvät todellisuuden – että perinteiset viestintätavat ovat vähenemässä – yritysten on velvollisuus ryhtyä toimiin ja parantaa kokonaisvaltaista sääntelytoimintaansa. Muuten ne voivat joutua mainevahingon, sääntörikkomusten ja raskaitten sakkojen kohteeksi, kuten SEC:n kaltaisten sääntelyviranomaisten määräämin.

Viime vuosina näihin kirjanpitomaksuihin joutuneiden instituutioiden määrä on noussut jyrkästi – esimerkiksi FSF:ien, kuten JPMorgan, on saanut SEC:n määräämän 125 miljoonan dollarin sakon sähköisten tietojen ylläpitämättä jättämisestä. Tämä laajasti julkistettu esimerkki on saanut sääntelyviranomaiset tiukentamaan toimintaansa epäonnistuneiden yritysten suhteen. Heillä ei ole muuta vaihtoehtoa kuin antaa yhä enemmän sakkoja samanlaisista rikkomuksista tai kohdata sääntörikkomusten lisääntyminen. On aika, että yritykset ottavat seuraavan askeleen ja omaksuvat tehokkaita valvontaplatformeja, jotka tallentavat kaikki olennaiset viestinnät.

Off-channel-viestinnän nousu

Nykyinen mobiilikeskeinen yhteiskuntamme haastaa perinteiset viestintämuodot. Modernit alustat valloittavat alan, tarjoten tiimeille uusia tapoja olla yhteydessä. Yritykset altistavat itsensä väistämättä riskille, kun älypuhelimet hallitsevat päivittäistä ihmisten vuorovaikutusta. Sääntelyviranomaiset haluavat edelleen, että yritykset tallentavat kaiken liiketoiminnan viestinnän riippumatta käytetystä alustasta. Odotuksia ei muuteta digitaalisten alustojen kasvun vuoksi, eikä haasteita, joita se tuo mukanaan.

Perinteiset sääntelyyn tukevat toimittajat ovat yhä vanhentuneempia – on aika omaksua innovatiivisia ratkaisuja, jotka todella toimivat. Useimmat vakiintuneet työkalut eivät pysty kilpailemaan uusien sisäänrakennettujen sovellusominaisuuksien kanssa, jotka mahdollistavat sisällön katoamisen tietyn ajan jälkeen. Tämä uusi katoavan sisällön aalto, joka leviää alustoilla, tekee perinteisille työkaluille mahdotonta seurata viestintää.

Vain puheluiden ja sähköpostien valvonnan ajat ovat kaukana menneisyydessä. Nyt tarvitaan vahva valvontajärjestelmä, joka pystyy tehokkaasti seuraamaan lukuisia uusia viestintämenetelmiä. Nykyään huono kirjanpito ja läpinäkyvyyden puute ajavat sääntörikkomuksia enemmän kuin koskaan. Äskettäin Robinhood sai useita sakkoja kirjanpitovelvoitteiden noudattamatta jättämisestä, ennustaen mitä on odotettavissa, jos yritykset eivät puutu epäonnistuneeseen sääntelyyn digitaalisella aikakaudella.

Teknologian hyödyntäminen sääntelyn tukemiseksi

Tavalliset sanaston merkitsemisjärjestelmät ovat vanhentuneita eikä niillä ole riittäviä kykyjä ratkaista nykyaikaisia sääntelyhaasteita. Niihin turvautuminen avaa sääntelytiimeille mahdollisuuden ohittaa havaitseminen tai luoda vääriä kertomuksia. Tämä korostaa automatisoidun valvontateknologian tarvetta, jolla on merkittävä vaikutus – auttaen yrityksiä valvomaan monipuolisia viestintäalustoja asianmukaisesti. Nämä työkalut ovat jo askeleen edellä, tarjoten reaaliaikaista valvontaa, jotta sääntelytiimit voivat tarttua mahdollisiin rikkomuksiin ja hallita riskejä ennen kuin ne pahenevat.
Rahoituspalveluyritysten on suositeltavaa käyttää keskitettyjä alustoja, jotka tarjoavat yhtenäisen järjestelmän työntekijöiden viestintään. Symphonyn tutkimus osoitti, että lähes kaikki Yhdysvaltain (92 %) ja Yhdistyneen kuningaskunnan (100 %) yritykset, jotka vastasivat kyselyyn, olivat innokkaita investoimaan keskitettyyn alustaan. Kunnes yritykset ottavat käyttöön Single Pane of Glass -lähestymistavan päivittäiseen toimintaansa ja senkin jälkeen, automatisoidut työkalut ovat ainoa toimiva tapa hallita off-channel-viestintää.

Poliittinen ja sääntelyilmapiiri: Yhdysvallat vs Yhdistynyt kuningaskunta -lähestymistapa

Muutoksessa oleva poliittinen ilmapiiri aiheuttaa epävarmuutta siitä, mitä tulevaisuuden sääntely tuo mukanaan Yhdysvalloissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa. On mahdollista, että Yhdysvaltojen tiukka lähestymistapa noudattamatta jättämiseen saattaa muuttua uuden hallinnon alla, mutta historiallisesti SEC on määrännyt suuria sakkoja kirjanpitorikkomuksista. Esimerkiksi over $2 miljardia sakkoja on annettu heidän tutkinnassaan off‑channel‑viestinnästä joulukuusta 2021 lähtien.

Viime vuonna Yhdistyneen kuningaskunnan energia‑sääntelyviranomainen Ofgem määräsi Morgan Stanley & Co. International plc:lle (MSIP) yli 5,4 miljoonaa puntaa sakkoa siitä, että se ei tallentanut eikä säilyttänyt sähköisiä kaupankäyntiviestintöjä – erityisesti WhatsApp-viestejä, joita energian kauppiaat käyttivät transaktioiden keskusteluun tammikuusta 2018 maaliskuuhun 2020 – mikä merkitsi ensimmäistä tällaista sakkoa REMIT‑sääntelyn alaisena. Tämä on saanut monet uskomaan, että Yhdistyneen kuningaskunnan sääntelyviranomaiset saattavat omaksua tiukemman linjan poliittisen epävarmuuden keskellä.

Todellisuus on, että viestintä muuttuu, ja paine on finanssipalveluyrityksillä noudattaa sääntöjä. Sitä ei voi välttää; työntekijät käyttävät uusia, usein sallimattomia digitaalisia alustoja. Yritysten on otettava kantaa ja toteutettava ennaltaehkäisevät toimet oikeiden ratkaisujen omaksumiseksi, ja tämä alkaa oikean teknologian käyttämisestä sääntelytoimien tehostamiseksi. Muuten ne altistavat itsensä sääntörikkomusten, suurten sakkojen ja mainevahingon maailmalle.

Rahoitusyritykset eivät voi laiminlyödä sääntelyä; ne eivät pidä kortteja kädessään tässä tilanteessa. Aikakaudet ovat muuttuneet, työntekijöiden viestintä on muuttunut, ja kirjanpitotapa tulisi myös muuttaa. Loppujen lopuksi kyse on uusien työkalujen ja teknologioiden käyttämisestä pysyäkseen mukana, tai yritykset päätyvät käymään tappiollista taistelua.