De compliancecrisis die miljarden in gevaar brengt voor organisaties

Het monitoren van werknemerscommunicatie kan aanvoelen als een verloren strijd. Waarom? Compliance‑teams bij financiële dienstverleners (FSF) kunnen niet bijhouden met instant‑messaging‑apps zoals WhatsApp, iMessage en Slack, die nu centraal staan. Hierdoor zijn ze niet in staat om alle bedrijfscommunicatie te overzien.

De toename in het gebruik van deze platforms vormt een aanzienlijke uitdaging voor compliance‑teams – waardoor er grote lacunes ontstaan in hun documentatie. Helaas zullen compliance‑professionals waarschijnlijk elk jaar hun monitoringsinspanningen moeten aanpassen aan nieuwere en meer niche communicatieplatformen.

Naarmate ze zich aanpassen aan deze nieuwe monitoringsnorm en de realiteit onder ogen zien – dat traditionele communicatiemiddelen afnemen – zijn bedrijven zichzelf verschuldigd om het heft in eigen handen te nemen en hun algehele compliance‑inspanningen te verbeteren. Anders kunnen ze het slachtoffer worden van reputatieschade, regelgevende overtredingen en zware boetes van toezichthouders zoals de SEC.

Het aantal instellingen dat de afgelopen jaren boetes voor documentatie heeft gekregen, is enorm gestegen – met FSF’s zoals JPMorgan die door de SEC een boete van 125 miljoen $ kreeg voor het niet bijhouden van elektronische gegevens. Dit sterk gepubliceerde voorbeeld heeft toezichthouders ertoe aangezet harder op non‑compliance te reageren. Ze hebben geen andere keus dan steeds vaker boetes uit te delen voor soortgelijke overtredingen, of een toename van regelgevende schendingen te riskeren. Het is tijd dat bedrijven de volgende stap zetten en effectieve supervisieplatformen adopteren die alle relevante communicatie vastleggen.

De opkomst van off‑channel communicatie

Onze nu mobiel‑gerichte samenleving daagt de traditionele communicatiemiddelen uit zoals we die kennen. Moderne platforms veroveren de sector en bieden teams nieuwe manieren om verbinding te maken. Bedrijven stellen zich onvermijdelijk bloot aan risico’s wanneer smartphones de dagelijkse menselijke interactie overnemen. Toezichthouders blijven erop hameren dat bedrijven alle zakelijke communicatie vastleggen, ongeacht het gebruikte platform. De verwachting zal niet veranderen door de toename van digitale platforms, noch de daarmee gepaard gaande moeilijkheden.

Traditionele leveranciers die compliance ondersteunen raken steeds meer achterhaald – het is tijd om innovatieve oplossingen te omarmen die daadwerkelijk werken. De meeste gevestigde tools kunnen niet concurreren met nieuwe ingebouwde app‑functies, die inhoud na een bepaalde periode laten verdwijnen. Deze nieuwe golf van vluchtige content die over platforms verspreid wordt, maakt het onmogelijk voor conventionele tools om communicatie bij te houden.

De dagen waarin alleen telefoongesprekken en e‑mails werden gemonitord, liggen ver achter ons. Wat nu nodig is, is een robuust supervisiesysteem dat effectief de talloze nieuwe communicatiemethoden kan monitoren. Nu meer dan ooit leiden slechte documentatie en gebrek aan transparantie tot compliance‑overtredingen. Recentelijk kreeg Robinhood meerdere boetes opgelegd voor het niet naleven van documentatie‑verplichtingen, een voorbode van wat er kan gebeuren als bedrijven niet streng optreden tegen non‑compliance in het digitale tijdperk.

Technologie inzetten om compliance te ondersteunen

Typische lexicon‑detectiesystemen zijn verouderd en ontoereikend om moderne compliance‑uitdagingen aan te gaan. Vertrouwen op deze systemen maakt het voor compliance‑teams mogelijk om detectie te omzeilen of valse verhalen te creëren. Dit onderstreept de noodzaak van geautomatiseerde surveillancetechnologie die een aanzienlijke impact heeft – bedrijven helpt om diverse communicatieplatformen correct te monitoren. Deze tools lopen al voorop, bieden realtime monitoring, zodat compliance‑teams potentiële overtredingen kunnen identificeren en risico’s kunnen beheersen voordat ze escaleren.

Financiële dienstverleners zijn zichzelf verschuldigd om gecentraliseerde platforms te gebruiken, die een eenduidig systeem voor werknemerscommunicatie bieden. Onderzoek van Symphony wees uit dat bijna alle ondervraagde bedrijven in de VS (92 %) en het VK (100 %) bereid waren te investeren in een gecentraliseerd platform. Totdat bedrijven een Single Pane of Glass‑benadering toepassen op hun dagelijkse processen – en zelfs daarbuiten – zijn geautomatiseerde tools de enige haalbare weg om off‑channel communicatie te beheren.

Politiek en regelgevend klimaat: VS vs VK aanpak

Het veranderende politieke klimaat schept onzekerheid over wat de toekomstige regelgeving in de VS en het VK zal brengen. Het is mogelijk dat de strenge VS‑aanpak ten aanzien van non‑compliance onder de nieuwe regering verschuift, maar historisch gezien heeft de SEC al grote boetes opgelegd voor overtredingen van de documentatie‑verplichtingen. Bijvoorbeeld, omeer dan $2 billion aan boetes zijn uitgegeven in hun onderzoek naar off‑channel communicatie sinds december 2021.

Vorig jaar heeft de Britse energieregulator, Ofgem, Morgan Stanley (MS ) & Co. International plc (MSIP) een boete van meer dan £5,4 miljoen opgelegd voor het niet registreren en bewaren van elektronische handelscommunicatie – met name WhatsApp‑berichten die energietraders gebruikten om transacties te bespreken tussen januari 2018 en maart 2020 – wat de eerste boete van dit type onder de REMIT‑regelgeving markeert. Dit heeft velen doen geloven dat Britse regelgevende instanties een strengere houding kunnen aannemen temidden van politieke onzekerheid.

De realiteit is dat communicatie verandert, en de druk op financiële dienstverleners om te voldoen neemt toe. Het is onvermijdelijk; werknemers gebruiken nieuwe, vaak niet‑goedgekeurde digitale platforms. Het is aan bedrijven om de vuist te laten zien en preventieve stappen te nemen om de juiste oplossingen te adopteren, te beginnen met het inzetten van de juiste technologie om hun compliance‑inspanningen te versterken. Anders stellen ze zich bloot aan een reeks regelgevende overtredingen, flinke boetes en reputatieschade.

Financiële bedrijven kunnen compliance niet negeren; zij hebben in dit scenario geen troefkaart. De tijden zijn veranderd, de communicatie van werknemers is veranderd, en de aanpak van documentatie moet evenzo evolueren. Uiteindelijk draait het om het gebruik van nieuwe tools en technologieën om bij te blijven, anders zullen bedrijven een verloren strijd voeren.