Compliance‑krisen som setter milliarder i fare for organisasjoner

Å overvåke ansattes kommunikasjon kan føles som en tapt kamp. Hvorfor? Overholdelsesteamene i finansielle tjenestefirmaer (FSF) klarer ikke å holde tritt med direktemeldingsapper som WhatsApp, iMessage og Slack, som nå tar hovedrollen. Dette gjør dem ute av stand til å ha oversikt over all bedriftskommunikasjon.

Den kraftige økningen i bruken av disse plattformene er en betydelig utfordring for overholdelsesteam – den etterlater store hull i deres arkivering. Dessverre vil overholdelsesprofesjonelle sannsynligvis måtte justere sine overvåkingsinnsatser hvert år for å tilpasse seg nyere og mer nisjepregede kommunikasjonsplattformer.

Etter hvert som de tilpasser seg denne nye overvåkingsnormen og aksepterer realiteten – at tradisjonelle kommunikasjonsformer er i tilbakegang – skylder firmaene seg selv å ta ansvar og styrke sine samlede overholdelsestiltak. Hvis ikke, kan de bli ofre for omdømmeskade, regulatoriske brudd og store bøter fra tilsynsmyndigheter som SEC.

Antallet institusjoner som har blitt pålagt disse arkiveringsbøtene de siste årene har skutt i været – med FSF‑selskaper som JPMorgan som ble bøtelagt med 125 millioner dollar av SEC for å ikke opprettholde elektroniske poster. Dette høyt profilerte eksemplet har fått regulatorer til å gå hardere til verks mot manglende etterlevelse. De har ikke annet valg enn å i økende grad ilegge bøter for lignende overtredelser, eller risikere en økning i regulatoriske brudd. Det er på tide at selskaper tar neste steg og adopterer effektive tilsynsplattformer som fanger opp all relevant kommunikasjon.

Økningen av off‑channel kommunikasjon

Vårt nå mobil‑sentrerte samfunn utfordrer de tradisjonelle kommunikasjonsmåtene vi kjenner. Moderne plattformer stormer inn i bransjen og gir team nye måter å koble seg sammen på. Firmaer utsetter seg uunngåelig for risiko når smarttelefoner tar over daglig menneskelig interaksjon. Regulatorer er fortsatt opptatt av at selskaper skal fange opp all forretningskommunikasjon, uansett hvilken plattform som brukes. Forventningen vil ikke endres på grunn av økningen i digitale plattformer, og den medfølgende vanskeligheten.

Tradisjonelle leverandører som støtter overholdelse blir stadig mer utdaterte – det er på tide å omfavne innovative løsninger som faktisk fungerer. De fleste etablerte verktøy kan ikke konkurrere med nye innebygde app‑funksjoner som lar innhold forsvinne etter en viss periode. Denne nye bølgen av flyktig innhold som sprer seg over plattformer gjør det umulig for konvensjonelle verktøy å spore kommunikasjon.

Dager med kun å overvåke telefonsamtaler og e‑post er en fjern erindring. Det som nå trengs er et robust tilsynssystem som effektivt kan overvåke mengden av nye kommunikasjonsmetoder. Nå mer enn noen gang driver dårlig arkivering og mangel på åpenhet til overholdelsesbrudd. Nylig ble Robinhood ilagt flere bøter for å ikke overholde arkiveringsforpliktelser, noe som varsler om hva som kan komme hvis firmaer ikke slår ned på manglende etterlevelse i en digital æra.

Utnytte teknologi for å bistå overholdelse

Typiske leksikon‑flaggsystemer er utdaterte og dårlig rustet til å takle moderne overholdelsesutfordringer. Avhengighet av dem åpner for at overholdelsesteam kan omgå oppdagelse eller skape falske fortellinger. Dette understreker behovet for automatisert overvåkningsteknologi som har en betydelig innvirkning – den hjelper firmaer med å overvåke ulike kommunikasjonsplattformer på riktig måte. Disse verktøyene ligger allerede i forkant, og tilbyr sanntidsovervåkning, slik at overholdelsesteam kan håndtere potensielle brudd og navigere risikoer før de eskalerer.

Finansielle tjenestefirmaer skylder seg selv å bruke sentraliserte plattformer som gir et samlet system for ansattes kommunikasjon. Forskning fra Symphony viste at nesten alle amerikanske (92 %) og britiske (100 %) firmaer som ble spurt, var ivrige etter å investere i en sentralisert plattform. Inntil firmaer implementerer en «Single Pane of Glass»-tilnærming i sin daglige drift, og videre, er automatiserte verktøy den eneste levedyktige veien for å håndtere off‑channel kommunikasjon.

Politiske og regulatoriske klima: USA vs Storbritannia tilnærming

Det skiftende politiske klimaet skaper usikkerhet om hva som vil komme for fremtidig regulering i USA og Storbritannia. Det er mulig at USAs harde tilnærming til manglende etterlevelse kan endres under den nye administrasjonen, men historisk har SEC pålagt store bøter for brudd på arkiveringskrav. For eksempel har oover 2 milliarder dollar i straffer blitt utstedt i deres etterforskning av off‑channel kommunikasjon siden desember 2021.

Fjoråret påla den britiske energiregulatoren, Ofgem, Morgan Stanley (MS ) & Co. International plc (MSIP) en bot på over £5,4 millioner for å ikke registrere og beholde elektronisk handelskommunikasjon – spesielt WhatsApp‑meldinger brukt av energihandlere til å diskutere transaksjoner mellom januar 2018 og mars 2020 – noe som markerer den første boten av sitt slag under REMIT‑reguleringen. Dette har fått mange til å tro at britiske regulatorer kan vedta en strengere holdning midt i politisk usikkerhet.

Realiteten er at kommunikasjonen endrer seg, og presset er på finansielle tjenestefirmaer til å overholde. Det er ingen vei utenom; ansatte bruker nye, og ofte uautoriserte, digitale plattformer. Det er opp til firmaene å sette foten ned og ta forebyggende skritt for å adoptere de rette løsningene, og dette starter med å bruke riktig teknologi for å styrke deres overholdelsestiltak. Hvis ikke, åpner de seg for en verden av regulatoriske brudd, store bøter og omdømmeskade.

Finansielle firmaer er i ingen posisjon til å forsømme overholdelse; de har ikke kortene i denne situasjonen. Tiden har endret seg, ansattes kommunikasjon har endret seg, og tilnærmingen til arkivering bør også endres. Til syvende og sist handler det om å bruke nye verktøy og teknologier for å holde tritt, ellers vil firmaene ende opp med å kjempe en tapt kamp.