Krisis Kepatuhan yang Membahayakan Miliaran Dollar bagi Organisasi

Memantau komunikasi karyawan dapat terasa seperti pertempuran yang kalah. Mengapa? Tim kepatuhan di perusahaan layanan keuangan (FSF) tidak dapat mengikuti aplikasi pesan instan, seperti WhatsApp, iMessage, dan Slack, yang kini menjadi pusat perhatian. Hal ini membuat mereka tidak mampu mengawasi semua komunikasi perusahaan.

Lonjakan penggunaan platform ini menjadi tantangan besar bagi tim kepatuhan – meninggalkan celah signifikan dalam pencatatan mereka. Sayangnya, para profesional kepatuhan kemungkinan harus terus menyesuaikan upaya pemantauan mereka setiap tahun untuk menyesuaikan dengan platform komunikasi yang lebih baru dan lebih khusus.

Saat mereka menyesuaikan diri dengan norma pemantauan baru ini dan menerima kenyataan bahwa cara komunikasi tradisional semakin menurun, perusahaan harus bertanggung jawab untuk meningkatkan upaya kepatuhan mereka secara keseluruhan. Jika tidak, mereka dapat menjadi korban kerusakan reputasi, pelanggaran regulasi, dan denda besar dari regulator seperti SEC.

Jumlah institusi yang dikenai denda pencatatan ini dalam beberapa tahun terakhir telah melambung tinggi – dengan perusahaan layanan keuangan seperti JPMorgan dikenai denda $125 juta oleh SEC karena gagal memelihara catatan elektronik. Contoh yang sangat dipublikasikan ini telah membuat regulator semakin menekan ketidakpatuhan. Mereka tidak memiliki pilihan selain semakin sering memberikan denda untuk pelanggaran serupa, atau menghadapi peningkatan pelanggaran regulasi. Saatnya perusahaan mengambil langkah selanjutnya, dengan mengadopsi platform pengawasan yang efektif yang menangkap semua komunikasi penting.

Kenaikan Komunikasi Di Luar Saluran

Masyarakat yang kini berpusat pada perangkat seluler menantang cara komunikasi utama seperti yang kita kenal. Platform modern sedang mengguncang industri, memberikan tim cara baru untuk terhubung. Perusahaan secara tak terhindarkan mengekspos diri pada risiko ketika smartphone mengambil alih interaksi manusia sehari‑hari. Regulator tetap menginginkan perusahaan menangkap semua komunikasi bisnis, tanpa memandang platform yang digunakan. Harapan ini tidak akan berubah meskipun terjadi peningkatan platform digital, beserta kesulitan yang menyertainya.

Vendor tradisional yang mendukung kepatuhan semakin usang – saatnya mengadopsi solusi inovatif yang benar‑benar berfungsi. Sebagian besar alat yang sudah mapan tidak dapat bersaing dengan fitur aplikasi bawaan baru, yang memungkinkan konten menghilang setelah periode tertentu. Gelombang baru konten ephemereal yang menyapu platform membuat alat konvensional tidak dapat melacak komunikasi.

Hari‑hari memantau hanya panggilan telepon dan email kini menjadi kenangan jauh. Apa yang dibutuhkan sekarang adalah sistem pengawasan yang kuat yang dapat secara efektif memantau beragam metode komunikasi baru. Saat ini lebih dari sebelumnya, pencatatan yang buruk dan kurangnya transparansi mendorong pelanggaran kepatuhan. Baru‑baru ini, Robinhood dikenai beberapa denda karena gagal mematuhi kewajiban pencatatan, menandakan apa yang akan terjadi jika perusahaan tidak menindak ketidakpatuhan di era digital.

Memanfaatkan Teknologi untuk Membantu Kepatuhan

Sistem penandaan leksikon tipikal sudah usang dan tidak memadai untuk mengatasi tantangan kepatuhan modern. Ketergantungan pada sistem tersebut membuka jalan bagi tim kepatuhan untuk menghindari deteksi atau menghasilkan narasi palsu. Hal ini menyoroti kebutuhan akan teknologi pengawasan otomatis yang memiliki dampak signifikan – membantu perusahaan memantau platform komunikasi yang beragam dengan tepat. Alat‑alat ini sudah berada di depan, menawarkan pemantauan real‑time, sehingga tim kepatuhan dapat memahami potensi pelanggaran dan menavigasi risiko sebelum meningkat.

Perusahaan layanan keuangan harus memanfaatkan platform terpusat, yang menyediakan sistem terpadu bagi karyawan untuk berkomunikasi. Penelitian dari Symphony menemukan bahwa hampir semua perusahaan di AS (92%) dan Inggris (100%) yang disurvei bersemangat untuk berinvestasi dalam platform terpusat. Sampai perusahaan menerapkan pendekatan Single Pane of Glass pada operasi harian mereka, bahkan lebih jauh, alat otomatis adalah satu‑satunya jalur yang layak untuk mengelola komunikasi di luar saluran.

Political and regulatory climate: U.S vs U.K approach

Iklim politik yang berubah menimbulkan ketidakpastian mengenai apa yang akan datang untuk regulasi masa depan di AS dan Inggris. Mungkin pendekatan keras AS terhadap ketidakpatuhan dapat berubah di bawah administrasi baru, namun secara historis, SEC telah memberikan denda besar untuk pelanggaran pencatatan. Sebagai contoh, olebih dari $2 miliar denda telah dikeluarkan dalam penyelidikan mereka terhadap komunikasi di luar saluran sejak Desember 2021.

Tahun lalu, regulator energi Inggris, Ofgem, mengenakan denda lebih dari £5,4 juta kepada Morgan Stanley (MS ) & Co. International plc (MSIP) karena gagal mencatat dan menyimpan komunikasi perdagangan elektronik – khususnya pesan WhatsApp yang digunakan oleh pedagang energi untuk membahas transaksi antara Januari 2018 dan Maret 2020 – menandai denda pertama jenis ini di bawah regulasi REMIT. Hal ini membuat banyak orang percaya bahwa badan regulator Inggris mungkin mengadopsi sikap yang lebih ketat di tengah ketidakpastian politik.

Kenyataannya, komunikasi sedang berubah, dan tekanan berada pada perusahaan layanan keuangan untuk mematuhi. Tidak dapat dihindari; karyawan menggunakan platform digital baru, dan seringkali tidak disetujui. Terserah perusahaan untuk menegakkan kebijakan dan mengambil langkah pencegahan dengan mengadopsi solusi yang tepat, dan ini dimulai dengan menggunakan teknologi yang tepat untuk meningkatkan upaya kepatuhan mereka. Jika tidak, mereka membuka diri pada serangkaian pelanggaran regulasi, denda besar, dan kerusakan reputasi.

Perusahaan keuangan tidak berada dalam posisi untuk mengabaikan kepatuhan; mereka tidak memegang kartu dalam skenario ini. Zaman telah berubah, komunikasi karyawan telah berubah, dan begitu pula pendekatan terhadap pencatatan. Pada akhirnya, ini soal menggunakan alat dan teknologi baru untuk mengikuti perkembangan, atau perusahaan akan berakhir dalam pertempuran yang kalah.