Efterlevnadskrisen som sätter miljarder på spel för organisationer

Att övervaka anställdas kommunikation kan kännas som en förlorad kamp. Varför? Efterlevnadsteam på finansserviceföretag (FSF) kan inte hålla jämna steg med snabbmeddelandeappar som WhatsApp, iMessage och Slack, som tar huvudrollen. Detta gör dem oförmögna att övervaka all företagskommunikation.

Den ökade användningen av dessa plattformar är en betydande utmaning för efterlevnadsteam – den lämnar stora luckor i deras arkivering. Tyvärr kommer efterlevnadsproffs sannolikt behöva justera sina övervakningsinsatser varje år för att anpassa sig till nyare och mer nischade kommunikationsplattformar.

När de anpassar sig till detta nya övervakningsnorm och accepterar verkligheten – att traditionella kommunikationssätt minskar – är det företagets ansvar att ta steget upp och stärka sina övergripande efterlevnadsinsatser. Annars kan de drabbas av ryktesskada, regulatoriska överträdelser och stora böter från tillsynsmyndigheter som SEC.

Antalet institutioner som har drabbats av dessa arkiveringsböter har skjutit i höjden de senaste åren – med FSF:s som JPMorgan som fick en böter på 125 miljoner dollar av SEC för att inte ha upprätthållit elektroniska register. Detta mycket uppmärksammade exempel har fått tillsynsmyndigheter att gå ännu hårdare mot bristande efterlevnad. De har inget annat val än att i allt högre grad utdela böter för liknande överträdelser, eller möta en ökning av regulatoriska överträdelser. Det är dags för företag att ta nästa steg och anta effektiva övervakningsplattformar som fångar all relevant kommunikation.

Uppkomsten av off-channel-kommunikation

Vårt nu mobila samhälle utmanar de traditionella kommunikationssätten som vi känner dem. Moderna plattformar tar branschen med storm och ger team nya sätt att koppla ihop sig. Företag utsätter sig oundvikligen för risk när smartphones tar över den dagliga mänskliga interaktionen. Tillsynsmyndigheter är fortfarande angelägna om att företag ska fånga all affärskommunikation, oavsett vilken plattform som används. Förväntningarna kommer inte att förändras på grund av ökningen av digitala plattformar, och den svårighet som följer.

Traditionella leverantörer som stödjer efterlevnad blir alltmer föråldrade – det är dags att omfamna innovativa lösningar som faktiskt fungerar. De flesta etablerade verktyg kan inte konkurrera med nya inbyggda appfunktioner som låter innehåll försvinna efter en viss tid. Denna nya våg av förgängligt innehåll som sveper över plattformar gör det omöjligt för konventionella verktyg att spåra kommunikation.

Dagarna då man bara övervakade telefonsamtal och e‑post är ett avlägset minne. Vad som nu behövs är ett robust övervakningssystem som effektivt kan övervaka den mängd nya kommunikationsmetoder. Nu mer än någonsin driver bristfällig arkivering och transparens efterlevnadsöverträdelser. För bara nyligen fick Robinhood flera böter för att inte ha uppfyllt arkiveringsskyldigheter, vilket förutspår vad som kan komma om företag inte slår ner på bristande efterlevnad i en digital era.

Utnyttja teknik för att stödja efterlevnad

Typiska lexikon‑flaggningssystem är föråldrade och otillräckliga för att hantera moderna efterlevnadsutmaningar. Att förlita sig på dem banar väg för efterlevnadsteam att kringgå upptäckt eller skapa falska berättelser. Detta understryker behovet av automatiserad övervakningsteknik som har en betydande inverkan – den hjälper företag att korrekt övervaka olika kommunikationsplattformar. Dessa verktyg ligger redan steget före, erbjuder övervakning i realtid så att efterlevnadsteam kan greppa potentiella överträdelser och navigera risker innan de eskalerar.
Finansiella tjänsteföretag är skyldiga sig själva att använda centraliserade plattformar som ger ett enhetligt system för anställda att kommunicera. Forskning från Symphony visade att nästan alla amerikanska (92 %) och brittiska (100 %) företag som undersökts var ivriga att investera i en centraliserad plattform. Tills företag implementerar ett Single Pane of Glass‑tillvägagångssätt i sin dagliga verksamhet, och även därefter, är automatiserade verktyg det enda hållbara sättet att hantera off-channel‑kommunikation.

Politiskt och regulatoriskt klimat: USA vs Storbritannien-ansats

Det föränderliga politiska klimatet skapar osäkerhet kring vad som väntar för framtida reglering i USA och Storbritannien. Det är möjligt att USA:s hårda hållning mot bristande efterlevnad kan förändras under den nya administrationen, men historiskt har SEC utdelat stora böter för arkiveringsöverträdelser. Till exempel har oöver $2 miljarder i påföljder utfärdats i deras utredning av off-channel‑kommunikation sedan december 2021.

Förra året fick den brittiska energiregulatorn, Ofgem, Morgan Stanley & Co. International plc (MSIP) bötfälld med över £5,4 miljoner för att inte ha registrerat och bevarat elektronisk handelskommunikation – särskilt WhatsApp‑meddelanden som energihandlare använde för att diskutera transaktioner mellan januari 2018 och mars 2020 – vilket markerade den första böten av sitt slag under REMIT‑regleringen. Detta har fått många att tro att brittiska tillsynsorgan kan anta en striktare hållning mitt i den politiska osäkerheten.

Verkligheten är att kommunikationen förändras, och pressen ligger på finansserviceföretag att följa reglerna. Det går inte att undvika det; anställda använder nya, ofta osanktionerade digitala plattformar. Det är upp till företagen att sätta foten ner och vidta förebyggande åtgärder för att anta rätt lösningar, och det börjar med att använda rätt teknik för att stärka deras efterlevnadsinsatser. Annars öppnar de sig för en värld av regulatoriska överträdelser, stora böter och ryktesskada.

Finansiella företag har ingen möjlighet att försumma efterlevnad; de har inte korten i den här situationen. Tiderna har förändrats, anställdas kommunikation har förändrats, och så bör även synen på arkivering förändras. I slutändan handlar det om att använda nya verktyg och teknologier för att hålla jämna steg, annars kommer företagen att sluta i en förlorad kamp.