Compliance‑krisen, der sætter milliarder i fare for organisationer

Overvågning af medarbejderkommunikation kan føles som en tabt kamp. Hvorfor? Overholdelsesteams i finansielle tjenesteydelser (FSF) kan ikke følge med i instant messaging‑apps som WhatsApp, iMessage og Slack, som nu indtager hovedrollen. Dette gør dem ude af stand til at overse al virksomhedskommunikation.

Stigningen i brugen af disse platforme udgør en betydelig udfordring for overholdelsesteams – den efterlader store huller i deres journalføring. Desværre vil compliance‑professionelle sandsynligvis skulle justere deres overvågningsindsats hvert år for at tilpasse sig nyere og mere nicheprægede kommunikationsplatforme.

Efterhånden som de tilpasser sig denne nye overvågningsnorm og accepterer realiteten – at traditionelle kommunikationsformer er på vej ned – skylder virksomheder sig selv at træde frem og styrke deres samlede compliance‑indsats. Ellers kan de blive ofre for omdømmeskade, regulatoriske overtrædelser og store bøder fra tilsynsmyndigheder som SEC.

Antallet af institutioner, der er blevet pålagt disse journalføringsbøder i de seneste år, er steget dramatisk – med FSF’er som JPMorgan, der blev pålagt en bøde på 125 millioner dollars af SEC for at have undladt at vedligeholde elektroniske optegnelser. Dette højt profilerede eksempel har fået tilsynsmyndighederne til at intensivere pressen på manglende overholdelse. De har intet andet valg end at uddele flere bøder for lignende overtrædelser, eller risikere en stigning i regulatoriske overtrædelser. Det er på tide, at virksomheder tager næste skridt og adopterer effektive tilsynsplatforme, der indfanger al relevant kommunikation.

Stigningen i off-channel kommunikation

Vores nu mobil‑centrerede samfund udfordrer de traditionelle kommunikationsformer, som vi kender dem. Moderne platforme tager branchen med storm og giver teams nye måder at forbinde på. Virksomheder udsætter sig uundgåeligt for risiko, når smartphones overtager den daglige menneskelige interaktion. Tilsynsmyndighederne er fortsat ivrige efter, at virksomheder indsamler al forretningskommunikation, uanset hvilken platform der anvendes. Forventningen vil ikke ændre sig på grund af stigningen i digitale platforme, og den medfølgende kompleksitet.

Traditionelle leverandører, der understøtter compliance, bliver i stigende grad forældede – det er på tide at omfavne innovative løsninger, der faktisk virker. De fleste etablerede værktøjer kan ikke konkurrere med nye indbyggede app‑funktioner, som tillader indhold at forsvinde efter en fastsat periode. Denne nye bølge af flygtigt indhold, der spreder sig på tværs af platforme, gør det umuligt for konventionelle værktøjer at spore kommunikation.

Dage, hvor man kun overvågede telefonopkald og e‑mails, er en fjern erindring. Det, der nu er nødvendigt, er et robust tilsynssystem, der effektivt kan overvåge den mangeartede nye kommunikationsmetoder. Nu mere end nogensinde før driver dårlig journalføring og manglende gennemsigtighed compliance‑overtrædelser. For nylig blev Robinhood pålagt flere bøder for at have undladt at overholde journalføringsforpligtelser, hvilket varsler, hvad der kan ske, hvis virksomheder ikke griber ind mod manglende overholdelse i en digital æra.

Udnyttelse af teknologi til at støtte compliance

Typiske leksikon‑flagge‑systemer er forældede og utilstrækkelige til at håndtere moderne compliance‑udfordringer. Afhængighed af dem baner vejen for, at compliance‑teams kan omgå opdagelse eller fremstille falske fortællinger. Dette understreger behovet for automatiseret overvågningsteknologi, der har en betydelig indvirkning – og hjælper virksomheder med korrekt at overvåge forskellige kommunikationsplatforme. Disse værktøjer er allerede forud for udviklingen og tilbyder real‑tids‑overvågning, så compliance‑teams kan få greb om potentielle overtrædelser og navigere risici, før de eskalerer.

Finansielle tjenesteydelser skylder sig selv at anvende centraliserede platforme, der giver et samlet system for medarbejderkommunikation. Forskning fra Symphony viste, at næsten alle amerikanske (92 %) og britiske (100 %) virksomheder, der blev undersøgt, var ivrige efter at investere i en centraliseret platform. Indtil virksomheder implementerer en Single Pane of Glass‑tilgang i deres daglige drift – og videre – er automatiserede værktøjer den eneste levedygtige vej til at håndtere off‑channel kommunikation.

Politiske og regulatoriske klima: USA vs UK-tilgang

Det skiftende politiske klima skaber usikkerhed om, hvad der venter fremtidig regulering i USA og UK. Det er muligt, at USA’s hårde tilgang til manglende overholdelse kan ændre sig under den nye administration, men historisk har SEC udstedt store bøder for overtrædelser af journalføringskrav. For eksempel er der siden december 2021 udstedt over $2 milliarder i bøder i deres efterforskning af off‑channel kommunikation.

Sidste år pålagde den britiske energiregulator, Ofgem, Morgan Stanley (MS ) & Co. International plc (MSIP) en bøde på over £5,4 millioner for at have undladt at registrere og bevare elektronisk handelskommunikation – især WhatsApp‑beskeder, som energihandlere brugte til at diskutere transaktioner mellem januar 2018 og marts 2020 – hvilket markerer den første bøde af sin art under REMIT‑reguleringen. Dette har fået mange til at tro, at de britiske reguleringsorganer kan indtage en strengere holdning i lyset af den politiske usikkerhed.

Realiteten er, at kommunikationen ændrer sig, og presset på finansielle tjenesteydelser for at overholde reglerne er stort. Det kan ikke undgås; medarbejdere bruger nye, ofte usanktionerede digitale platforme. Det er op til virksomhederne at sætte en stopper for dette og tage forebyggende skridt ved at adoptere de rette løsninger, og det starter med at bruge den rette teknologi til at styrke deres compliance‑indsats. Ellers åbner de sig for en verden af regulatoriske overtrædelser, betydelige bøder og omdømmeskader.

Finansielle virksomheder er i ingen position til at forsømme compliance; de har ikke kortene i denne situation. Tiden har ændret sig, medarbejderkommunikationen har ændret sig, og derfor bør tilgangen til journalføring også ændres. I sidste ende handler det om at bruge nye værktøjer og teknologier for at følge med, ellers ender virksomhederne med at kæmpe en tabt kamp.