Overholdelseskrise: Milliarder på spil for organisationer

Overvågning af medarbejderkommunikation kan føles som en tabende kamp. Hvorfor? Overholdelsesteams i finansservicefirmaer (FSF) kan ikke følge med i instantbeskedapps, såsom WhatsApp, iMessage og Slack, som er på vej ind på scenen. Dette efterlader dem ude af stand til at overvåge alle firmaets kommunikationer.

Den øgede brug af disse platforme er en væsentlig udfordring for overholdelsesteams – og efterlader betydelige huller i deres optegnelser. Desværre vil overholdelsesfagfolk sandsynligvis være nødt til at tilpasse deres overvågningsindsats hvert år for at tilpasse sig nyere og smallere kommunikationsplatforme.

Da de tilpasser sig denne nye overvågningsnorm og accepterer virkeligheden – at traditionelle kommunikationsformer er på vej ud – skylder firmaerne sig selv at træde op og forbedre deres overholdelsesindsats. Ellers kan de blive offer for omdømmeskade, lovbrydelse og store bøder fra myndigheder som SEC.

Antallet af institutioner, der er blevet ramt af disse optegnelser, er skudt i vejret i de seneste år – med FSF’er som JPMorgan blevet idømt en bøde på 125 millioner dollars af SEC for ikke at have opretholdt elektroniske optegnelser. Dette højprofilerede eksempel har ført til, at myndighederne har skærpet deres indsats mod ikke-overholdelse. De har intet valg, men at uddele større bøder for lignende overtrædelser, eller risikere en stigning i lovbrydelse. Det er på tide, at firmaerne tager det næste skridt og adopterer effektive overvågningsplatforme, der kan fange alle relevante kommunikationer.

Stigningen i off-channel-kommunikation

Vores nu mobilecentriske samfund udfordrer de traditionelle kommunikationsformer, som vi kender dem. Moderne platforme er på vej ind på scenen og giver hold nye måder at kommunikere på. Firmaer udsætter sig selv for risiko, når smartphones overtager den daglige menneskelige interaktion. Myndighederne forventer stadig, at firmaerne optager alle forretningskommunikationer, uanset hvilken platform der bruges. Forventningen vil ikke ændre sig på grund af en stigning i digitale platforme og den udfordring, det medfører.

Traditionelle leverandører, der støtter overholdelse, er mere og mere forældede – det er på tide at omfavne innovative løsninger, der virkelig fungerer. De fleste etablerede værktøjer kan ikke konkurrere med nye indbyggede app-funktioner, der tillader indhold at forsvinde efter en fastsat periode. Denne nye bølge af efemær indhold, der fejer over platforme, gør det umuligt for konventionelle værktøjer at spore kommunikationer.

Dage, hvor man kun overvåger telefonopkald og e-mails, er en fjern erindring. Hvad der nu er nødvendigt, er et robust overvågningsystem, der kan effektivt overvåge de mange nye kommunikationsmetoder. Nu mere end nogensinde er dårlig optegnelse og gennemsigtighed drivende kræfter bag overholdelsesbrydelse. For nylig blev Robinhood idømt flere bøder for ikke at have overholdt optegnelser, hvilket varsler, hvad der er på vej, hvis firmaerne ikke slår ned på ikke-overholdelse i en digital æra.

At udnytte teknologi til at støtte overholdelse

Typiske lexikonflagningssystemer er forældede og ude af stand til at overvinde moderne overholdelsesudfordringer. Afhængighed af dem baner vej for overholdelsesteams til at bypassere opdægelse eller producere falske narrativer. Dette understreger behovet for automatiseret overvågningsteknologi, der har en betydelig indvirkning – og hjælper firmaerne med at overvåge diverse kommunikationsplatforme ordentligt. Disse værktøjer er allerede på forkant med kurven og tilbyder realtids-overvågning, så overholdelsesteams kan få fat i potentielle overtrædelser og navigere i risici, før de eskalerer.

Finansservicefirmaer skylder sig selv at udnytte centraliserede platforme, der giver en samlet system for medarbejdere at kommunikere. Forskning fra Symphony fandt, at næsten alle U.S (92%) og U.K-firmaer (100%) var ivrige efter at investere i en centraliseret platform. Indtil firmaerne implementerer en Single Pane of Glass-tilgang til deres daglige operationer og endda ud over, er automatiserede værktøjer den eneste viable vej til at håndtere off-channel-kommunikation.

Politisk og regulatorisk klima: U.S. vs. U.K.-tilgang

Det skiftende politiske klima er med til at skabe usikkerhed om, hvad der er på vej for fremtidig regulering i U.S. og U.K. Det er muligt, at U.S.’s hårdhed over for ikke-overholdelse kan skifte under den nye administration, men historisk set har SEC uddelt store bøder for optegnelser. For eksempel er der uddelt over 2 milliarder dollars i bøder i deres undersøgelse af off-channel-kommunikation siden december 2021.

Sidste år idømte den britiske energiregulator Ofgem Morgan Stanley & Co. International plc (MSIP) en bøde på over 5,4 millioner pund for ikke at have optaget og bevaret elektroniske handelskommunikationer – især WhatsApp-beskedder, der blev brugt af energihandlere til at diskutere transaktioner mellem januar 2018 og marts 2020 – og markerer den første bøde af denne type under REMIT-reguleringen. Dette har ført til, at mange mener, at britiske regulatoriske organer kan antage en strengere holdning midt i politisk usikkerhed.

Virkeligheden er, at kommunikation er under forandring, og presset er på finansservicefirmaer at overholde. Der er ingen vej udenom; medarbejdere bruger nye og ofte ikke-godkendte digitale platforme. Det er op til firmaerne at træde op og tage de forebyggende skridt til at adoptere de rigtige løsninger, og det starter med at bruge den rigtige teknologi til at forbedre deres overholdelsesindsats. Ellers åbner de sig op for en verden af regulatoriske overtrædelser, store bøder og omdømmeskade.

Finansfirmaer er ikke i en position, hvor de kan negligere overholdelse; de har ikke kortene på hånden i denne situation. Tiderne er ændret, medarbejderkommunikation er ændret, og så skal tilgangen til optegnelse også ændre sig. Det handler ultimativt om at bruge nye værktøjer og teknologier til at holde trit, eller firmaerne ender med at kæmpe en tabende kamp.