Ang Krisis sa Pagsunod na Naglalagay ng Bilyon-bilyong Panganib sa mga Organisasyon

Ang pagmamanman sa komunikasyon ng mga empleyado ay maaaring pakiramdam na parang isang natalong labanan. Bakit? Ang mga koponan sa pagsunod sa mga kumpanya ng serbisyong pinansyal (FSF) ay hindi makasabay sa mga instant messaging app, tulad ng WhatsApp, iMessage, at Slack, na kumukuha ng sentrong entablado. Ito ay nag-iiwan sa kanila na hindi kayang subaybayan ang lahat ng komunikasyon ng kumpanya.

Ang pagtaas ng paggamit ng mga platform na ito ay isang malaking hamon para sa mga koponan sa pagsunod – nag-iiwan ng malalaking puwang sa kanilang pagtatala ng rekord. Sa kasamaang palad, malamang na kailangang patuloy na iakma ng mga propesyonal sa pagsunod ang kanilang mga pagsisikap sa pagmamanman taon-taon upang umangkop sa mga mas bago at mas tiyak na platform ng komunikasyon.

Habang inaakma nila ang bagong pamantayan ng pagmamanman at tinatanggap ang katotohanang bumababa na ang tradisyonal na mga paraan ng komunikasyon, may pananagutan ang mga kumpanya sa kanilang sarili na umangat at paghusayin ang kanilang pangkalahatang pagsisikap sa pagsunod. Kung hindi, maaari silang maging biktima ng pinsalang pang-reputasyon, paglabag sa regulasyon, at mabibigat na multa mula sa mga regulator tulad ng SEC.

Ang bilang ng mga institusyon na nasailalim sa mga multa sa pagtatala ng rekord sa mga nagdaang taon ay tumaas nang husto – kung saan ang mga FSF tulad ng JPMorgan ay pinatawan ng multa na $125 milyon ng SEC dahil sa kabiguan na mapanatili ang mga elektronikong rekord. Ang lubhang napapansin na halimbawang ito ay nag-udyok sa mga regulator na magpakatatag laban sa hindi pagsunod. Wala na silang ibang pagpipilian kundi patuloy na magbigay ng mga multa para sa katulad na mga paglabag, o harapin ang pagtaas ng mga paglabag sa regulasyon. Panahon na para sa mga kumpanya na gawin ang susunod na hakbang, ang pag-ampon ng epektibong mga platform ng superbisyon na sumasaklaw sa lahat ng mahalagang komunikasyon.

Ang pag-usbong ng mga off-channel na komunikasyon

Ang ating lipunang nakasentro na ngayon sa mobile ay hinahamon ang mga pangunahing paraan ng komunikasyon na kilala natin. Ang mga modernong platform ay sumasabog sa industriya, nagbibigay sa mga koponan ng mga bagong paraan upang kumonekta. Hindi maiiwasan na mailantad ng mga kumpanya ang kanilang sarili sa panganib kapag ang mga smartphone ay sumasakop sa pang-araw-araw na pakikipag-ugnayan ng tao. Patuloy na nais ng mga regulator na makuha ng mga kumpanya ang lahat ng komunikasyon sa negosyo, anuman ang platform na ginagamit. Ang inaasahan ay hindi magbabago dahil sa pagdami ng mga digital na platform, at sa kahirapan na kaakibat nito.

Ang mga tradisyonal na vendor na sumusuporta sa pagsunod ay nagiging lipas na – panahon na para yakapin ang mga makabagong solusyon na tunay na gumagana. Karamihan sa mga itinatag na kasangkapan ay hindi makakakumpitensya sa mga bagong built‑in na tampok ng app, na nagpapahintulot sa nilalaman na mawala matapos ang itinakdang panahon. Ang bagong alon ng pansamantalang nilalaman na sumasaklaw sa mga platform ay ginagawang imposibleng subaybayan ng mga karaniwang kasangkapan ang mga komunikasyon.

Ang mga araw ng pagmamanman lamang sa tawag sa telepono at email ay isang malayong alaala. Ang kailangan ngayon ay isang matibay na sistema ng superbisyon na epektibong makakapagmonitor sa napakaraming bagong paraan ng komunikasyon. Ngayon, higit kailanman, ang mahina na pagtatala ng rekord at kakulangan sa transparency ay nagdudulot ng mga paglabag sa pagsunod. Kamakailan lamang, ang Robinhood ay binigyan ng maraming multa dahil sa kabiguan na sumunod sa mga obligasyon sa pagtatala ng rekord, na nagbabadya ng kung ano ang maaaring mangyari kung ang mga kumpanya ay hindi tutugunan ang hindi pagsunod sa isang digital na panahon.

Paggamit ng teknolohiya upang suportahan ang pagsunod

Ang karaniwang mga sistema ng pagmamarka ng leksikon ay lipas na at hindi sapat upang harapin ang mga modernong hamon sa pagsunod. Ang pag-asa sa mga ito ay nagbubukas ng daan para sa mga koponan sa pagsunod na makalusot sa detection o lumikha ng maling kwento. Ipinapakita nito ang pangangailangan para sa awtomatikong teknolohiya ng superbisyon na may malaking epekto – tumutulong sa mga kumpanya na maayos na subaybayan ang iba’t ibang platform ng komunikasyon. Ang mga kasangkapang ito ay nangunguna na, nag-aalok ng real‑time na pagmamanman, upang ang mga koponan sa pagsunod ay makapag-analisa ng mga posibleng paglabag at mag-navigate sa mga panganib bago ito lumala.

May pananagutan ang mga kumpanya ng serbisyong pinansyal sa kanilang sarili na gumamit ng mga sentralisadong platform, na nagbibigay ng iisang sistema para sa komunikasyon ng mga empleyado. Natuklasan ng pananaliksik mula sa Symphony na halos lahat ng mga kumpanya sa U.S (92%) at U.K (100%) na sinuri ay sabik na mamuhunan sa isang sentralisadong platform. Hanggang sa ipatupad ng mga kumpanya ang isang Single Pane of Glass na pamamaraan sa kanilang pang-araw-araw na operasyon, at higit pa, ang mga awtomatikong kasangkapan lamang ang tanging praktikal na daan upang pamahalaan ang mga off‑channel na komunikasyon.

Pampulitikang at regulasyong klima: Lapit ng U.S kumpara sa U.K

Ang nagbabagong pampulitikang klima ay nagdudulot ng kawalan ng katiyakan tungkol sa kung ano ang darating na regulasyon sa U.S at U.K. Posibleng magbago ang mahigpit na lapit ng U.S sa hindi pagsunod sa ilalim ng bagong administrasyon, ngunit sa kasaysayan, ang SEC ay nagbigay ng malalaking multa para sa mga paglabag sa pagtatala ng rekord. Halimbawa, omahigit $2 bilyong multa ang naisyu sa kanilang imbestigasyon sa mga off‑channel na komunikasyon mula noong Disyembre 2021.

Noong nakaraang taon, ang regulator ng enerhiya ng U.K, Ofgem, ay nagmulta sa Morgan Stanley & Co. International plc (MSIP) ng higit £5.4 milyon dahil sa kabiguan na itala at panatilihin ang mga elektronikong komunikasyon sa kalakalan – partikular ang mga mensahe sa WhatsApp na ginamit ng mga energy trader upang talakayin ang mga transaksyon mula Enero 2018 hanggang Marso 2020 – na nagmarka ng unang multa ng ganitong uri sa ilalim ng regulasyong REMIT. Ito ay nagdulot sa marami na maniwala na ang mga regulator ng U.K ay maaaring magpatupad ng mas mahigpit na posisyon sa gitna ng pampulitikang kawalan ng katiyakan.

Ang katotohanan ay ang komunikasyon ay nagbabago, at ang presyon ay nasa mga kumpanya ng serbisyong pinansyal upang sumunod. Walang paraan upang iwasan ito; gumagamit ang mga empleyado ng mga bago, at madalas hindi aprubadong digital na platform. Nasa mga kumpanya ang responsibilidad na magpatibay ng kanilang posisyon at gawin ang mga hakbang na mapigil ang paglabag, sa pamamagitan ng pag-ampon ng tamang solusyon, at nagsisimula ito sa paggamit ng tamang teknolohiya upang mapahusay ang kanilang mga pagsisikap sa pagsunod. Kung hindi, bubuksan nila ang kanilang sarili sa isang mundo ng mga paglabag sa regulasyon, malalaking multa, at pinsalang pang-reputasyon.

Ang mga kumpanya ng pananalapi ay walang posisyon upang balewalain ang pagsunod; wala silang kontrol sa sitwasyong ito. Nagbago na ang panahon, nagbago na ang komunikasyon ng mga empleyado, at dapat ding magbago ang paraan ng pagtatala ng rekord. Sa huli, ito ay usapin ng paggamit ng mga bagong kasangkapan at teknolohiya upang makasabay, kung hindi ay magtatapos ang mga kumpanya sa pakikipaglaban na talagang talunan.