अनुपालन संकट जो संगठनों के लिए अरबों को जोखिम में डाल रहा है

कर्मचारियों के बीच होने वाले संचार की निगरानी करना एक कठिन संघर्ष जैसा लग सकता है। वित्तीय सेवा कंपनियों की अनुपालन टीमें WhatsApp, iMessage और Slack जैसे संदेश मंचों के बढ़ते उपयोग के साथ तालमेल नहीं बिठा पा रही हैं। इस वजह से कंपनी के सभी व्यावसायिक संवादों पर उनकी नज़र नहीं रह पाती।

इन मंचों का तेज़ी से बढ़ता उपयोग रिकॉर्ड रखने में बड़ी कमियाँ पैदा करता है। अनुपालन पेशेवरों को हर साल नए और विशेष संचार माध्यमों के अनुसार अपनी निगरानी व्यवस्था बदलनी पड़ सकती है।

पारंपरिक संचार माध्यमों के घटते उपयोग को देखते हुए कंपनियों को अपनी अनुपालन व्यवस्था मज़बूत करनी होगी। ऐसा नहीं करने पर उनकी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुँच सकता है और उन्हें SEC जैसे नियामकों की कार्रवाई तथा भारी जुर्मानों का सामना करना पड़ सकता है।

हाल के वर्षों में रिकॉर्ड रखने में विफल रहने पर दंडित संस्थानों की संख्या तेज़ी से बढ़ी है। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड सुरक्षित न रखने के कारण SEC ने JPMorgan पर 12.5 करोड़ डॉलर का जुर्माना लगाया था। इस चर्चित मामले के बाद नियामकों ने नियमों के उल्लंघन पर और कड़ाई की है। समान उल्लंघनों पर कार्रवाई न करने से जोखिम बढ़ेगा। इसलिए कंपनियों को ऐसे निगरानी मंच अपनाने चाहिए जो सभी प्रासंगिक संवाद दर्ज कर सकें।

आधिकारिक माध्यमों के बाहर संचार का बढ़ना

मोबाइल फ़ोन पर निर्भर समाज में संचार के पुराने तरीके बदल रहे हैं। नए मंच टीमों को जुड़ने के अतिरिक्त रास्ते देते हैं, लेकिन कार्यस्थल पर स्मार्टफ़ोन का व्यापक उपयोग कंपनियों का जोखिम भी बढ़ाता है। नियामक अब भी अपेक्षा करते हैं कि कंपनियाँ सभी व्यावसायिक संवाद दर्ज करें, चाहे वे किसी भी मंच पर हुए हों। डिजिटल मंचों की बढ़ती संख्या और उनकी निगरानी की कठिनाई से यह अपेक्षा समाप्त नहीं होती।

अनुपालन में सहायता देने वाले कई पारंपरिक उपकरण अब पर्याप्त नहीं हैं। नए ऐप में संदेश कुछ समय बाद अपने आप गायब होने जैसी सुविधाएँ हैं, जिन पर पुराने उपकरण नज़र नहीं रख पाते। इस तरह के अस्थायी संदेशों का बढ़ता चलन निगरानी को और कठिन बना रहा है।

केवल फ़ोन कॉल और ईमेल की निगरानी के दिन बीत चुके हैं। अब ऐसी मज़बूत व्यवस्था चाहिए जो संचार के कई नए तरीकों पर काम कर सके। रिकॉर्ड में कमी और पारदर्शिता का अभाव अनुपालन उल्लंघनों का कारण बन रहे हैं। हाल में रिकॉर्ड रखने संबंधी दायित्वों का पालन न करने पर Robinhood पर कई जुर्माने लगाए गए। यह डिजिटल दौर में नियमों की अनदेखी के संभावित परिणाम दिखाता है।

अनुपालन में तकनीक की भूमिका

पूर्वनिर्धारित शब्दों को चिन्हित करने वाली पुरानी प्रणालियाँ आधुनिक अनुपालन चुनौतियों के लिए पर्याप्त नहीं हैं। उन पर निर्भर रहने से कुछ उल्लंघन छूट सकते हैं और गलत संकेत भी मिल सकते हैं। स्वचालित निगरानी तकनीक विभिन्न संचार मंचों की बेहतर जाँच कर सकती है। वास्तविक समय की निगरानी से टीमें संभावित उल्लंघनों को पहचानकर जोखिम बढ़ने से पहले कार्रवाई कर सकती हैं।

वित्तीय सेवा कंपनियों को कर्मचारियों के संवाद के लिए एक साझा, केंद्रीकृत मंच अपनाने पर विचार करना चाहिए। Symphony के सर्वेक्षण में अमेरिका की 92% और ब्रिटेन की 100% कंपनियों ने ऐसे मंच में निवेश करने की इच्छा जताई। जब तक कंपनियाँ अपने कामकाज का एकीकृत दृश्य उपलब्ध नहीं करातीं, और उसके बाद भी, स्वचालित उपकरण आधिकारिक माध्यमों के बाहर होने वाले संवादों को संभालने में अहम भूमिका निभाएँगे।

राजनीतिक और नियामकीय माहौल: अमेरिका और ब्रिटेन

बदलते राजनीतिक माहौल के कारण अमेरिका और ब्रिटेन में भविष्य के नियमों को लेकर अनिश्चितता है। नए अमेरिकी प्रशासन के तहत नियमों का पालन न करने पर अपनाया जाने वाला कड़ा रुख बदल सकता है। फिर भी SEC ने ऐतिहासिक रूप से रिकॉर्ड रखने के उल्लंघन पर बड़े जुर्माने लगाए हैं। उदाहरण के लिए, दिसंबर 2021 से आधिकारिक माध्यमों के बाहर हुए संवादों की जाँच में दो अरब डॉलर से अधिक का दंड लगाया जा चुका था।

ब्रिटेन के ऊर्जा नियामक Ofgem ने पिछले वर्ष Morgan Stanley (MS ) & Co. International plc (MSIP) पर 54 लाख पाउंड से अधिक का जुर्माना लगाया। कंपनी जनवरी 2018 से मार्च 2020 के बीच ऊर्जा व्यापारियों द्वारा सौदों पर चर्चा के लिए भेजे गए WhatsApp संदेशों सहित इलेक्ट्रॉनिक व्यापार संवादों को दर्ज और सुरक्षित रखने में विफल रही थी। REMIT नियम के तहत यह इस तरह का पहला जुर्माना था। इससे यह धारणा बनी कि राजनीतिक अनिश्चितता के बीच ब्रिटेन के नियामक और सख्त रुख अपना सकते हैं।

संचार के तरीके बदल रहे हैं और वित्तीय सेवा कंपनियों पर नियमों का पालन करने का दबाव है। कर्मचारी नए, कई बार कंपनी की अनुमति के बिना इस्तेमाल किए जाने वाले डिजिटल मंचों पर बातचीत कर रहे हैं। कंपनियों को सही तकनीक अपनाकर पहले से रोकथाम के कदम उठाने होंगे। ऐसा न करने पर वे नियम उल्लंघन, भारी जुर्माने और प्रतिष्ठा को नुकसान के जोखिम में रहेंगी।

वित्तीय कंपनियाँ अनुपालन की उपेक्षा नहीं कर सकतीं। कर्मचारियों का संचार बदल चुका है और रिकॉर्ड रखने की व्यवस्था को भी उसके साथ बदलना होगा। नए उपकरणों और तकनीकों को अपनाए बिना कंपनियों के लिए इस चुनौती से निपटना कठिन होगा।