Η κρίση συμμόρφωσης που θέτει δισεκατομμύρια σε κίνδυνο για τις οργανώσεις

Η παρακολούθηση των επικοινωνιών των υπαλλήλων μπορεί να φαίνεται σαν μια μάχη που χάνεται. Γιατί; Οι ομάδες συμμόρφωσης στις εταιρείες χρηματοοικονομικών υπηρεσιών (FSF) δεν μπορούν να συμβαδίσουν με τις εφαρμογές άμεσων μηνυμάτων, όπως το WhatsApp, το iMessage και το Slack, που καταλαμβάνουν το προσκήνιο. Αυτό τις αφήνει ανίκανες να επιβλέπουν όλες τις επικοινωνίες της εταιρείας.

Η αύξηση της χρήσης αυτών των πλατφορμών αποτελεί σημαντική πρόκληση για τις ομάδες συμμόρφωσης – αφήνοντας σημαντικά κενά στην τήρηση αρχείων. Δυστυχώς, οι επαγγελματίες συμμόρφωσης πιθανότατα θα πρέπει να προσαρμόζουν συνεχώς τις προσπάθειες παρακολούθησής τους κάθε χρόνο ώστε να ταιριάζουν με τις νεότερες και πιο εξειδικευμένες πλατφόρμες επικοινωνίας.

Καθώς προσαρμόζονται σε αυτό το νέο πρότυπο παρακολούθησης και αποδέχονται την πραγματικότητα – ότι οι παραδοσιακοί τρόποι επικοινωνίας μειώνονται – οι εταιρείες οφείλουν στον εαυτό τους να αναλάβουν δράση και να ενισχύσουν τις συνολικές προσπάθειες συμμόρφωσης. Διαφορετικά, μπορεί να υποστούν ζημιά στη φήμη, παραβιάσεις κανονισμών και βαριές ποινές από ρυθμιστικούς φορείς όπως η SEC.

Ο αριθμός των ιδρυμάτων που έχουν υποστεί αυτές τις ποινές για τήρηση αρχείων τα τελευταία χρόνια έχει εκτοξευθεί – με χρηματοοικονομικές υπηρεσίες όπως η JPMorgan να τιμωρείται με 125 εκατομμύρια δολάρια από την SEC για αποτυχία διατήρησης ηλεκτρονικών αρχείων. Αυτό το εξαιρετικά δημοσιοποιημένο παράδειγμα οδήγησε τους ρυθμιστές να εντείνουν την προσέγγισή τους απέναντι στη μη συμμόρφωση. Δεν έχουν άλλη επιλογή παρά να επιβάλλουν ολοένα και περισσότερες ποινές για παρόμοια αδικήματα, ή να αντιμετωπίσουν αύξηση των κανονιστικών παραβιάσεων. Ήρθε η ώρα οι εταιρείες να κάνουν το επόμενο βήμα, υιοθετώντας αποτελεσματικές πλατφόρμες εποπτείας που καταγράφουν όλες τις σχετικές επικοινωνίες.

Η άνοδος των εκτός καναλιού επικοινωνιών

Η πλέον κινηματοκεντρική κοινωνία μας αμφισβητεί τα κυρίαρχα μέσα επικοινωνίας όπως τα γνωρίζουμε. Οι σύγχρονες πλατφόρμες κατακλύζουν τον κλάδο, προσφέροντας στις ομάδες νέους τρόπους σύνδεσης. Οι εταιρείες αδιαμφισβήτητα εκθέτουν τον εαυτό τους σε κίνδυνο όταν τα smartphones κυριαρχούν στην καθημερινή ανθρώπινη αλληλεπίδραση. Οι ρυθμιστές εξακολουθούν να απαιτούν από τις εταιρείες να καταγράφουν όλες τις επιχειρηματικές επικοινωνίες, ανεξάρτητα από την πλατφόρμα που χρησιμοποιείται. Η προσδοκία δεν θα αλλάξει λόγω της άνοδος των ψηφιακών πλατφορμών και των δυσκολιών που συνεπάγονται.

Οι παραδοσιακοί προμηθευτές που υποστηρίζουν τη συμμόρφωση γίνονται ολοένα και πιο ξεπερασμένοι – ήρθε η ώρα να υιοθετήσουμε καινοτόμες λύσεις που λειτουργούν πραγματικά. Τα περισσότερα καθιερωμένα εργαλεία δεν μπορούν να ανταγωνιστούν τις νέες ενσωματωμένες λειτουργίες των εφαρμογών, που επιτρέπουν στο περιεχόμενο να εξαφανίζεται μετά από ορισμένο χρονικό διάστημα. Αυτό το νέο κύμα εφήμερου περιεχομένου που διασχίζει τις πλατφόρμες καθιστά αδύνατη την παρακολούθηση των επικοινωνιών από τα συμβατικά εργαλεία.

Οι μέρες που παρακολουθούσαν μόνο τις τηλεφωνικές κλήσεις και τα email είναι πλέον μακρινή ανάμνηση. Αυτό που χρειάζεται τώρα είναι ένα ισχυρό σύστημα εποπτείας που μπορεί να παρακολουθεί αποτελεσματικά την πληθώρα των νέων μεθόδων επικοινωνίας. Πλέον, περισσότερο από ποτέ, η κακή τήρηση αρχείων και η έλλειψη διαφάνειας οδηγούν σε παραβιάσεις συμμόρφωσης. Πρόσφατα, η Robinhood έλαβε πολλαπλές ποινές για μη συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις τήρησης αρχείων, προμηνύοντας τι μπορεί να συμβεί αν οι εταιρείες δεν καταπνίξουν τη μη συμμόρφωση σε μια ψηφιακή εποχή.

Αξιοποίηση της τεχνολογίας για τη βοήθεια στη συμμόρφωση

Τα τυπικά συστήματα σηματοδότησης λεξιλογίου είναι ξεπερασμένα και ακατάλληλα για την αντιμετώπιση των σύγχρονων προκλήσεων συμμόρφωσης. Η εξάρτηση από αυτά ανοίγει το δρόμο για τις ομάδες συμμόρφωσης να παρακάμπτουν τον εντοπισμό ή να δημιουργούν ψευδείς αφηγήσεις. Αυτό υπογραμμίζει την ανάγκη για αυτοματοποιημένη τεχνολογία παρακολούθησης που έχει σημαντικό αντίκτυπο – βοηθώντας τις εταιρείες να παρακολουθούν σωστά τις διάφορες πλατφόρμες επικοινωνίας. Αυτά τα εργαλεία είναι ήδη μπροστά από την καμπύλη, προσφέροντας παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, ώστε οι ομάδες συμμόρφωσης να μπορούν να αντιμετωπίσουν πιθανές παραβιάσεις και να διαχειριστούν κινδύνους πριν αυξηθούν.

Οι εταιρείες χρηματοοικονομικών υπηρεσιών οφείλουν στον εαυτό τους να χρησιμοποιούν κεντρικές πλατφόρμες, παρέχοντας ένα ενοποιημένο σύστημα για την επικοινωνία των υπαλλήλων. Έρευνα από τη Symphony διαπίστωσε ότι σχεδόν όλες οι εταιρείες των Η.Π.Α. (92%) και του Η.Β. (100%) που ερευνήθηκαν ήταν πρόθυμες να επενδύσουν σε μια κεντρική πλατφόρμα. Μέχρι οι εταιρείες να εφαρμόσουν μια προσέγγιση Single Pane of Glass στις καθημερινές τους λειτουργίες, και ακόμη και πέρα από αυτές, τα αυτοματοποιημένα εργαλεία είναι η μόνη βιώσιμη λύση για τη διαχείριση των εκτός καναλιού επικοινωνιών.

Πολιτικό και κανονιστικό κλίμα: Προσέγγιση Η.Π.Α. vs Η.Β.

Το μεταβαλλόμενο πολιτικό κλίμα δημιουργεί αβεβαιότητα σχετικά με το τι θα ακολουθήσει για τη μελλοντική ρύθμιση στις Η.Π.Α. και το Η.Β. Είναι δυνατόν η σκληρή προσέγγιση των Η.Π.Α. απέναντι στη μη συμμόρφωση να αλλάξει υπό τη νέα κυβέρνηση, αλλά ιστορικά η SEC έχει επιβάλλει μεγάλες ποινές για παραβιάσεις τήρησης αρχείων. Για παράδειγμα, oπάνω από 2 δισεκατομμύρια δολάρια ποινών έχουν εκδοθεί στην έρευνά τους για τις εκτός καναλιού επικοινωνίες από τον Δεκέμβριο του 2021.

Τον περασμένο χρόνο, ο ρυθμιστής ενέργειας του Η.Β., Ofgem, επέβαλε πρόστιμο στην Morgan Stanley (MS ) & Co. International plc (MSIP) ύψους άνω των 5,4 εκατομμυρίων λίρας για αποτυχία καταγραφής και διατήρησης ηλεκτρονικών επικοινωνιών εμπορίου – συγκεκριμένα μηνύματα WhatsApp που χρησιμοποιήθηκαν από ενεργειακούς εμπόρους για συζήτηση συναλλαγών μεταξύ Ιανουαρίου 2018 και Μαρτίου 2020 – σημειώνοντας το πρώτο πρόστιμο του είδους του υπό τον κανονισμό REMIT. Αυτό οδήγησε πολλούς να πιστεύουν ότι οι ρυθμιστικές αρχές του Η.Β. μπορεί να υιοθετήσουν πιο αυστηρή στάση εν μέσω πολιτικής αβεβαιότητας.

Η πραγματικότητα είναι ότι η επικοινωνία αλλάζει, και η πίεση είναι πάνω στις εταιρείες χρηματοοικονομικών υπηρεσιών να συμμορφωθούν. Δεν υπάρχει τρόπος να το αποφύγουν· οι υπάλληλοι χρησιμοποιούν νέες, και συχνά μη εγκεκριμένες, ψηφιακές πλατφόρμες. Εξαρτάται από τις εταιρείες να σταθμίσουν το πόδι τους και να λάβουν προληπτικά μέτρα για την υιοθέτηση των κατάλληλων λύσεων, και αυτό ξεκινά με τη χρήση της σωστής τεχνολογίας για την ενίσχυση των προσπαθειών συμμόρφωσης. Διαφορετικά, ανοίγουν τον εαυτό τους σε έναν κόσμο κανονιστικών παραβιάσεων, μεγάλων προστίμων και ζημιάς στη φήμη.

Οι χρηματοοικονομικές εταιρείες δεν βρίσκονται σε θέση να παραμελούν τη συμμόρφωση· δεν έχουν τα χαρτιά σε αυτήν την κατάσταση. Οι εποχές έχουν αλλάξει, οι επικοινωνίες των υπαλλήλων έχουν αλλάξει, και έτσι πρέπει να αλλάξει και η προσέγγιση στην τήρηση αρχείων. Τελικά, πρόκειται για το ζήτημα της χρήσης νέων εργαλείων και τεχνολογιών για να συμβαδίζουν, αλλιώς οι εταιρείες θα καταλήξουν να παλεύουν σε μια ήττα.